Documentor

Dokumentum létrehozása, már meglévő elemekből

Egy dokumentumot a már meglévő kategóriákból és tartalmi elemekből, a "Tartalom/Documentor" felületen tud az igényei szerint összeállítani oly módon, hogy egy Ön által - a Kategória kezelőben - célszerűen kialakított kategória struktúra elemeihez - mint fejezet címekhez - már létező webes tartalmi elemeket rendel.

A jelen fejezetben tárgyalt Documentorban kapcsolhatja össze nagy mennyiségben a fejezetcímeket a hozzájuk tartozó szöveges tartalommal, továbbá itt generálhat PDF dokumentumokat az egyes kategória struktúrák elemeiből.

Ezt követően, még létre kell hoznia egy tartalomhoz illő menüstruktúrát - de legalább egy menüpontot -, amin keresztül a weboldal látogatói az adott dokumentumot egy böngészővel elérhetik, megnézhetik és/vagy PDF formátumban letölthetik.

Dokumentum, még nem létező elemeinek létrehozási felületei

Ha még nincs létrehozva a dokumentum összeállításához szükséges valamennyi "építőelem", akkor a hiány pótlására a következő felületek állnak a rendelkezésére:

• Tartalom kezelés

  
  
  A tartalmak kezelésével -  mint az egyik legfontosabb funkcióval - az útmutató sok fejezete foglalkozik, mert a téma nagysága miatt, annak ismertetését is célszerű volt kisebb témakörökre bontani.
  
  A használati útmutató "Tartalom kezelés" témakörében lévő struktúra, a tartalmi elemek kezeléséhez kapcsolódó, leggyakrabban használt funkciók leírásait gyűjti egy csokorba.
  
  A tartalom kezeléssel - ezen belül a tartalom felvitellel és módosítással - a legközvetlenebb kapcsolatban a "Tartalom/Tartalom felvitele" felület áll, ahol létrehozhat még nem létező új, vagy módosíthat már korábban létrehozott tartalmi eleme(ke)t. Ugyanezt a felületet elérheti a "Tartalom/Tartalmak listája/Új tartalom" funkcióval is.

• Kategória kezelés

  
  
  A "Tartalom/Kategória kezelő" felületen létrehozhat vagy beállíthat, egy kategória struktúrát (fő-, és alkategóriák rendszerét), amelyben kialakíthatja, hogy milyen fejezet címeket (kategóriákat) tartalmazzon a létrehozandó dokumentum. A Kategória kezelő részletes ismertetését lásd, a "Kategória kezelés" című fejezetben.
  
  Megjegyzés: Bár a kategóriák és a címkék, funkcionálisan nagyon hasonló szerepet tölthetnek be a rendszerben, a Documentor felületen nem lehet címkestruktúrában navigálni, illetve címké(k)hez tartalmi eleme(ke)t hozzárendelni. Erre a feladatra a Tartalmi elem szerkesztő felület, Tartalom címkéi paraméter boxa szolgál.

• Menükezelés

  
  
  A "Tartalom/Menükezelő" felületen adhatja meg, hogy a fenti módon létrehozott dokumentumo(ka)t a weboldal látogatói milyen menüstruktúrában érhessék el.

A Documentor használata

A képernyő jobb-, és bal oldalán lévő, megjelenésre azonos felületek eltérő funkcionalitással rendelkeznek. Alapvetően, a bal oldali kategória struktúrához a jobb oldalról lehet a tartalmi elemeket - egyszerű húzással - hozzárendelni.
Mindkét oldali munkafelület fölött egy-egy Navigációs blokk és saját funkciógombok helyezkednek el:

• A bal oldalon:
  
  • Sorrend mentése (piros),
  • Előnézet (kék),
  • Fejléc (sárga),
• A jobb oldalon:
  
  • Kategória nélküli elemek (kék),
  • Generált lista (kék).

Ha a kategória struktúrában (könyvtár szerkezetben) barangolva, elér egy-egy tartalmi elemig vagy generált listáig, akkor azokkal azonos sorokban újabb funkciógombok jelennek meg a képernyő bal oldalán:

• Törlés,
• Szerkesztés.

A kilistázott elemek előtt, a típusukra utaló ikonok láthatók (lásd, az előző ábrát):

• A kategóriák előtt, a már megszokott, sárga színű mappa ikon,
• A tartalmi elemek és a generált listák előtt pedig az írólap ikon.

A képernyőhöz két funkció/eszköztár ikon tartozik:

• PDF készítése, és a
• PDF kezelő.

Megjegyzés: A generált listák speciális, a felhasználó utasítására, a rendszer által generált elemek, amelyek kizárólag a Tanulmányi tájékoztató témakörhöz kötődnek, így róluk a Tanulmányi tájékoztató fejezetben talál bővebb információt.

Navigálás a kategória (könyvtár) struktúrában

Ebben az alfejezetben lévő leírások a képernyő mindkét oldali navigációjára érvényesek.

Megnyitás

A Documentor felület megnyitásakor ("Tartalom/Documentor") a képernyő felső, Navigációs ablakában megjelenik az Elérési út (Path) kiinduló eleme, az alsó listázó vagy munkaablakban pedig a hozzá kapcsolódó tartalom:

• A választott kategória (könyvtár) struktúra aktuális elemei (alkategóriák) és/vagy
• A már hozzárendelt tartalmi elemek listája.

A képernyő jobb és bal oldalán beállított struktúra poziciókat, listákat, stb. a rendszer az adminisztrátor által beállított "Munkamenet idő" lejártáig még akkor is megőrzi, ha Ön közben kilép a programból. Ha egy ismételt belépést követően a Documentor felületre navigál és a Munkamenet idő még nem járt le, akkor ugyanaz a képernyő tartalom fogadja, mint amikor abbahagyta a munkát. A Munkamenet idő lejárta után, alapértelmezés szerint mindkét oldal a "Hu" gyökérkönyvtárra áll és annak a tartalmát mutatja. Munka közben ez - hacsak a felhasználó tartósan ott nem hagyja a gépet - nem fordul elő, mert a beállított időintervallum (általában 15 perc) minden egyes tranzakció esetén újraindul.

Kategória (könyvtár) választás a munkafelületeken

Bármelyik munkafelületen klikkeljen egy tetszőleges kategóriára (könyvtárra). A választott kategória neve felkerül a Navigációs ablakba - balról jobbra haladva - egy következő könyvtár elemként, a munkafelületen pedig megjelenik a korábban már hozzárendelt tartalom, pontosan úgy, ahogy azt a "Megnyitás" alatt ismertettük.

Az egyes kategória nevek eltérő hosszúságúak, de a Navigációs ablakban csak az első 9 karakterük - és ha ennél hosszabbak voltak, akkor még 3 pont ("...") - jelenik meg. A 9 karakter általában elegendő az elemek felismeréséhez, viszont nem eredményez kezelhetetlenül hosszú elérési utat, ami elvenné a képernyő hasznos felületének egy jelentős részét. A fenti szabály alól kivételt képeznek a 9 karakternél eleve rövidebb nevek és az éppen aktuális kategória neve, ami mindig a Navigációs ablak mindenkori utolsó eleme. Az aktuális elem neve mindig teljes egészében látszik és megkülönböztető piros háttérszínt is kap.

Az aktuális struktúra belseje (alsóbb szintjei) felé haladva, minden következő kategória kiválasztása/megnyitása ugyanígy, egyesével történhet. A kiválasztást követően, a kategória név első karakterei egy következő könyvtár elemként felkerülnek a megfelelő oldali Navigációs ablakba, a korábban hozzájuk rendelt tartalom pedig kilistázódik az alatta lévő munkafelületen.

Mindig csak a legutolsó, aktuális választáshoz, vagyis a Navigációs ablakban piros színnel jelölt, legutolsó kategóriához kötődő tartalmak jelennek meg mindkét munkaablakban.

Kategória (könyvtár) választás a Navigációs ablakokban

Ha az aktuális struktúra felsőbb szintjei felé kíván haladni, azt megteheti szintugrással is, vagyis felfelé nem kell a már megnyitott szintek között, egyesével haladnia.

Klikkeljen a Navigációs ablakban, az elérési útvonal egy tetszőleges elemére. Az addig mögötte álló elemek eltűnnek, a kiválasztott könyvtárhoz (kategóriához) kapcsolódó tartalom pedig megjelenik az alatta lévő munkafelületen.

Kategória szintek beazonosítása

Előfordulhat, hogy -  akár egymást követően is - több, teljesen azonosan kezdődő nevű  könyvtár eleme lesz a navigációs ablakban (pl.: "Mérnök In...", "Mérnök In...", "Mérnök In..."). Ezeket a szinteket úgy tudja a legegyszerűbben beazonosítani, ha az egérkurzorral föléjük áll. Ilyenkor, a kurzor alatti könyvtár elem háttérszíne megváltozik, egy buborék súgóban pedig megjelenik a teljes megnevezés (az előbbi példa alapján: "Mérnök Informatikus", vagy "Mérnök Informatikus (MSc)", vagy "Mérnök Informatikus (MSc) mintatanterv").

Tartalmi elemek beazonosítása

Előfordulhat az is, hogy több, teljesen azonos nevű tartalmi elem közül kell kiválasztania az Ön számára megfelelőt. Ilyenkor a "Szerkesztés" funkciógombot hívhatja segítségül, hogy megnézze a kérdéses elemek tartalmát. A rendszer a tartalmi elemeket ilyenkor a böngésző programnak egy-egy új fülén jeleníti meg.

Azonos kategória

Ha a jobb és bal oldalon teljesen azonos struktúrát állít be és az aktuális kategória tartalmaz "áthúzható" tartalmi eleme(ke)t, akkor a jobb oldali munkafelületen a következő figyelmeztetés jelenik meg: "Azonos kategória". Ez azért van, mert a tartalmi elem(ek) kategóriához rendelésének ilyenkor nincs semmi értelme, mivel mindkét munkafelületen ugyanaz a kategória aktív.

Tartalom - kategória kapcsolatok kezelése

Tartalmi elem(ek) kategóriához rendelése

1. Lépés

A képernyő bal oldalán állítsa be az előző navigálási lehetőségek használatával azt a célkategóriát (könyvtárat), amelyhez tartalmi eleme(ke)t kíván rendelni.

2. Lépés

A képernyő jobb oldalán állítsa be az előző Navigálási lehetőségek használatával azt a kategóriát (könyvtárat), ami a bal oldali kategóriához rendelendő tartalmi eleme(ke)t tartalmazza.

Kategóriához nem rendelt elemek: Amennyiben a kapcsolandó tartalmi elemek még nincsenek kategórá(k)hoz rendelve, klikkeljen a képernyő jobb oldalán található "Kategória nélküli elemek" funkciógombra. Ennek hatására, az alatta lévő munkafelületen kilistázódnak a kategóriához még nem rendelt tartalmi elemek, a Navigációs ablakban pedig a következő elérési út lesz látható: "hu_HU - Nem kategorizált elemek".

3. Lépés

A jobb oldali listában álljon az egérkurzorral egy, a célkategóriához kapcsolandó tartalmi elemre, majd a bal egérgomb folyamatos nyomvatartása mellett, húzza a kiválasztott tartalmi elemet a bal oldali munkaablak (az alsó fehér felület) tetszőleges sorába.

A húzást követően, a bal oldali lista és annak sorrendje automatikusan elmentődik, ezzel létrejön a tartalmi elem kategóriához rendelése.

Az előző szemléltető képünkön az is látható, hogy az imént kategóriához rendelt tartalmi elem, a húzást és az azt követő automatikus képernyő frissítést követően - értelem szerűen - eltűnt a jobb oldali "Nem kategorizált elemek" listából.

Tartalmi elem hozzárendelési szabályok

• A jobb oldali munkafelületről kizárólag csak tartalmi elemek húzhatók át a bal oldali ablakba, könyvtárak nem.
• Tartalmi elemeket csakis a bal oldali felületen lehet kategóriá(k)hoz rendelni, a bal oldali ablakból a jobb oldaliba nem lehet semit sem áthúzni. Így, egy tévesen kapcsolt tartalmi elemet nem visszahúzással, hanem a "Törlés" funkciógombbal lehet eltávolítani a kapcsolatból.
• Ha egy bal oldali kategóriának - ami a Navigációs ablak utolsó eleme - vannak alkategóriái (alkönyvtárai), azok tarmészetesen megjelennek a bal oldali munkaablakban. Ilyenkor azok hiába látszódnak, nem tud hozzájuk tartalmi elemet, vagy generált listát rendelni, csak ha előbb kiválasztja valamelyiket.
  Vagyis: A bal oldalon nem ahhoz a kategóriához lehet tartalmi elemet vagy generált listát rendelni, amelyik aktuálisan megjelenik a munkaablakban, hanem ahhoz, amelyik a legutolsó elem a bal oldali Navigációs ablakban.
• Ha a bal oldalon már több tartalmi elem is látható, egy újabb hozzárendeléskor a bekapcsolás alatt lévő elemet a lista bármely pozíciójába behúzhatja. A húzást követően a rendszer a bal oldalon automatikusan elmenti a tartalmi elemek új sorrendjét, a jobb oldalon pedig kiveszi a már bekapcsolt elemet a választékból.
• Teljesen azonos nevű tartalmi elemeket is hozzá lehet rendelni egyazon kategóriához, mert az egyes tartalmi elemeknek más a rendszer által generált, egyedi azonosítójuk (ID számuk).
• Egy konkrét tartalmi elem, tetszőleges számú kategóriához rendelhető.

Tartalmak sorrendjének kezelése

Ha a képernyő jobb oldali munkaablakából áthúzással kapcsol egy tartalmi elemet a bal oldalon éppen aktuális kategóriához, akkor a kapcsolt elem a behúzása helyén - vagyis a tartalmi elemek között, az épp a képernyőn látható sorrendben - automatikusan rögzül.

Ha csak a bal oldalon, függőleges húzással változtatja a tartalmi elemek egymáshoz viszonyított helyzetét, akkor az első változtatást követően, az egyes elemeket reprezentáló, szürke hátterű sorok bal szélein, egy-egy függőleges, piros csík jelzi a sorrend változtatás tényét.

Ha egy aktuális állapotot (sorrendet) meg kíván őrizni, akkor klikkeljen a munkaablak tetején lévő, "Sorrend mentése" funkciógombra. A mentést követően, a tartalmi elemek bal széleiről eltűnnek a nem mentett állapotra figyelmeztető piros csíkok.

Előnézet megtekintése

Ha a bal oldali munkaablak tetején lévő "Előnézet" funkciógombra klikkel, akkor a rendszer az aktuális kategória felsorolt tartalmi elemei közül a legelső helyen (a lista legtetején) lévőről készít egy PDF fájlt, majd az aktuális böngésző program beállításainak a függvényében, pl. egy feljövő ablakban megkérdezi, hogy Ön meg akarja-e a PDF fájlt tekinteni, vagy inkább el kívánja menteni a saját gépére, hálózatára, vagy egyéb helyi adathordozóra.

Az Előnézet funkcióval megtekinthető tartalmi elem, egy generált lista is lehet.

A rendszer, az Ön választása függvényében egy feljövő ablakban megjeleníti a generált PDF tartalmát, vagy elmenti azt, egy helyi adathordozóra. A "Fájl mentése" opció választása esetén az, hogy a rendszer rákérdez-e a mentés helyére, vagy automatikusan ment egy előre beállított könyvtárba, attól függ, hogy Ön az aktuális web böngészőjében, korábban melyik opció(ka)t állította be.

Példaként tekintse meg a Mozilla Firefox böngésző, fenti beállításainak a helyét és egy lehetséges módját.

Az aktuális kategória Fejlécének és Láblécének beállítása

Mielőtt elkezdené e témakör tanulmányozását, tekintsen meg négy képet azokról a felületekről, amelyek minimális ismerete feltétlenül szükséges ahhoz, hogy a jelen témakör ismertetését könnyebben befogadja, megértse, illetve jobban képben legyen, amikor a következőkben egyes adminisztrátori vagy felhasználói felületekről, illetve dokumentum részletekről beszélünk.

Az első kép, egy több szintű, nyitott kategória fastruktúra, a "Tartalom/Kategória kezelő" felületről.



Most pedig nézze meg az előbbi struktúra ágat, a "Tartalom/Documentor" felületen.

A fenti képek a kategória fastruktúra szintjein való le-fel lépkedés, gyökér, aktuális pozíció, elhelyezkedés, stb. fogalmak vizualizációját segítik. A kategória struktúrát a jelen esetben, a működés szempontjából, egy azonos felépítésű könyvtár struktúraként is felfoghatja, mivel az egyes szintek (alkönyvtárak) közötti navigálás és a szerkezet, a két vázolt esetben rendkívül hasonló.

A fejléc beállítások minden féle/fajta dokumentumra érvényesek, amelyek kategóriákhoz vannak rendelve és PDF-be generálható tartalommal rendelkeznek (tartalmi elem, generált lista, stb.).

Az aktuális kategória fejlécének és láblécének a beállító felületét a bal oldali munkaablak tetején lévő, "Fejléc" funkciógombra kattintva aktiválhatja.

Egy fejléc beállítást az alkategóriák mindaddig megörökölnek, amíg valamelyik alsóbb szinten, Ön egy újabb fejlécet nem állít be. Az új, alsóbb szintű fejléc beállítást, az az alatt lévő szintek - a felsőbb szintű beállítások változatlanul hagyása mellett - hasonló módon megöröklik.



A "Stílus" mező értelmezése

Ebben a legördülő mezőben a megfelelő stílus sablont választhatja ki. A stílus sablonok, gyakorlatilag a generálandó dokumentum oldalak paraméterezését, elrendezését határozzák meg, vagyis, hogy a dokumentum fej-, és láblécének jobb-, illetve bal oldalán hány sorban (Pozíciók), milyen adatok szerepeljenek.

Bármelyik sablont választja, a hozzá tartozó Típus-, és Érték beállítások logikája mindegyik esetben megegyezik. Az "Alapértelmezett" opció, a "sablon1" beállításával egyenértékű.

A "Nyomtatható" mező értelmezése

Ebben a legördülő mezőben beállított érték, a PDF generátor vezérlését befolyásolja. A "Nem" paraméter opció azt jelenti, hogy a program az adott kategóriát hagyja ki a PDF generálási folyamatból. Ilyen módon az is beállítható, hogy az adott kategória csak on-line megjelenítésnél legyen értelmezhető.

A "Pozíció" mezők értelmezése

Mindegyik "Pozíció", a generálandó PDF dokumentum Fej-, és Láblécének egy-egy meghatározott részével egyenértékű. Mindegyik Pozícióhoz tartozik egy Típus-, és egy Érték paraméter, amelyek segítségével beállíthatja, hogy a generálandó dokumentumban hova (mely pozíciókba) kívánja elhelyezni az egyes kategória neveket, mint a leendő dokumentáció fő-, és alfejezet címeit.

Az egyes Pozíciók jelentése, a következő:

• bal_felso_1: A generálandó dokumentum oldal fejlécében, az első sor bal széle.
• bal_felso_2: A generálandó dokumentum oldal fejlécében, a második sor bal széle.
• bal_felso_3: A generálandó dokumentum oldal fejlécében, a harmadik sor bal széle.
• jobb_felso_1: A generálandó dokumentum oldal fejlécében, az első sor jobb széle.
• jobb_felso_2: A generálandó dokumentum oldal fejlécében, a második sor jobb széle.
• jobb_felso_3: A generálandó dokumentum oldal fejlécében, a harmadik sor jobb széle.
• bal_also_1: A generálandó dokumentum oldal láblécében, az első sor bal széle.
• jobb_also_1: A generálandó dokumentum oldal láblécében, az első sor jobb széle.

A "Típus" mezők értelmezése

A jelenlegi rendszerben három Típus paraméter létezik, ezek a következők:

• Root: Ha ezt a paramétert választja, azzal azt a parancsot adja a rendszernek, hogy a generálandó dokumentumban - azon a pozíción, amihez ezt a típust beállította - a gyökér kategóriától (Site 1) számítva, az Érték mezőben megadott melyik (hányadik) szinten lévő kategória név jelenjen meg a dokumentum minden következő oldalán mindaddig, amíg egy tetszőleges alkategóriánál ezt a parancsot felül nem bírálja, egy eltérő beállítással. Az Érték mezőkben nem a szintek sorszámai, hanem az egyes szinteken lévő kategória nevek jelennek meg a választékban.
  
  

• Vissza: Ha ezt a típust választja, azzal azt a parancsot adja a rendszernek, hogy a generálandó dokumentumban - azon a pozíción, amihez ez a típust beállította - az éppen aktuális kategóriától számítva, a kategória struktúrában ezúttal felfelé (visszafelé) haladva, az Érték mezőben megadott melyik (hányadik) szinten lévő kategória név jelenjen meg a dokumentum minden következő oldalán mindaddig, amíg egy tetszőleges alkategóriánál ezt a parancsot felül nem bírálja, egy eltérő beállítással. Az Érték mezőkben itt sem a szintek sorszámai, hanem az egyes szinteken lévő kategória nevek jelennek meg a választékban.
  
  

• Szöveg: Ha ezt a típust választja, akkor az Érték mezőbe tetszőleges szöveget írhat, ami az előzőek szerint kötődik a vele azonos sorban lévő Pozícióhoz és azonos módon öröklődik az alkategóriákra.
  
  

Miután beállította a fej-, és láblécben megjelentetni kívánt adatokat, kattintson a "Ment" gombra, a beállítások rögzítéséhez. A sikeres mentést a rendszer visszaigazolja, de nem csukja be az ablakot, azt a jobb felső sarokban lévő "x"-re klikkelve, jelenleg Önnek kell bezárnia.

Tartalom - kategória kapcsolat megszüntetése (Törlés)

Ha a tartalmi elemek és/vagy generált listák kategóriához rendelése közben hibát vét és feleslegesen vagy tévesen rendel tartalmi eleme(ke)t és/vagy generált listá(ka)t az aktuális kategóriához, akkor a következőket kell tennie a hibás kapcsolat törléséhez:

1. Lépés

A képernyő bal oldalán állítsa be a navigálási lehetőségek használatával azt a célkategóriát (könyvtárat), amelyik a felbontandó kapcsolatot tartalmazza, majd - ha szükséges, akkor - gördítse a képernyőt a kapcsolatból eltávolítandó tartalmi elemhez.

2. Lépés

Az eltávolítandó elem sorában kattintson a "Törlés" funkciógombra.

3. Lépés

A feljövő ablakban erősítse meg, vagy vesse el a törlési szándékát.



Egy ilyen törlés, természetesen csak az aktuális kategória és a választott tartalmi elem közötti logikai kapcsolatot törli, magát a tartalmi elemet nem. Amennyiben a tartalmi elemnek csak ez az egy kapcsolata volt, akkor az a tranzakció után, automatikusan a "Kategória nélküli elemek" közé kerül.

Tartalmi elem megtekintése és/vagy szerkesztése

Ha egy bal oldali munkaablakban lévő tartalmi elemet meg kíván tekinteni, vagy valamilyen oknál fogva a tartalmán kíván változtatni, akkor kattintson az adott tartalmi elem sorában lévő "Szerkesztés" funkciógombra.



A program, a kiválasztott tartalmi elemet a böngészőben egy új "fülön" nyitja meg. Miután megnézte vagy módosította a tartalmat, lépjen ki a szerkesztőből, majd zárja be az újonnan megnyitott fület. A megtekintést és/vagy módosítást követően akár a "Vissza", akár a "Mentés" funkcióval zárja be a szerkesztőt, a vezérlés mindenképp a "Tartalom/Tartalmak listája" felületnek adódik át, vagyis a program nem tér vissza a Documentorhoz. Hát pontosan ezért nyitja meg a tartalmi elemet a program egy új fülön, mert így a szerkesztőt tartalmazó fül bezárásával, vagy a Documentort tartalmazó fül megnyitásával visszatérhet a Documentor azon felületéhez, ahonnan a tartalmi elemet megnyitotta.

Figyelem: Ha a Tartalmi elem szerkesztő korrekt bezárása (Visszalépés vagy Mentés) nélkül csukja be az azt tartalmazó böngésző fület, akkor a tartalmi elem zárolt állapotban marad a beállított munkamenet (általában 15 perc) időtartamára .

PDF fájl készítése

1. Lépés

A "Tartalom/Documentor" képernyő bal oldalán állítsa be - a navigálási lehetőségek használatával - azt a kategóriát (könyvtárat), amelynek a tartalmi elemeiből, alkategóriáiból, valamint az azokhoz kapcsolt egyéb tartalmi elemekből, PDF formátumú, önálló dokumentumot kíván generálni.

2. Lépés

Ellenőrizze és ha szükséges, állítsa be a következőket:

• Az érintett struktúra ág a megfelelő alkategóriákat és tartalmi elemeket tartalmazza,
• A struktúra ág alkategóriái és tartalmi elemei a megfelelő sorrendben kövessék egymást,
• Az érintett struktúra egyetlen alága se tartalmazzon "Generált lista" eleme(ke)t,
• A "Fejléc" beállítás(ok) a struktúra meghatározó pontjain feleljen(ek) meg az elképzeléseknek,
• Az érintett struktúra ág ne tartalmazzon felesleges, oda nem illő elemeket,
• Sorrend változtatás esetén, a beállítás legyen elmentve.

3. Lépés

Korrekt struktúra, tartalom, sorrend és beállítások esetén klikkeljen a képernyő fejlécében található, "PDF készítése" vezérlő ikonra.

Ezt követően, a navigációs ablakok felett, a folyamat előre haladtával, egymást váltó üzenetek fognak megjelenni:

• "A pdf generálása folyik, kérjük várjon (Kész: X/Y) Z%", ahol:
  
  • X: A már pdf-be generált kategóriák száma. Ez a szám független a kiválasztott kategóriában, vagy az abba beépülő alkategóriákban található tartalmi elemek mennyiségétől.
  • Y: A kategória struktúra kiválasztott ágában található, így a pdf-be generálandó kategóriák össz mennyisége.
  • Z: Az aktuális készenléti állapot.
    
    

• "A pdf generálása folyik, kérjük várjon (Kész: Y/Y) 100% Összefűzés", ahol:
  
  • Y: A kategória struktúra kiválasztott ágában talált és pdf-be generált kategóriák száma.
    
    

• "A generálás elkészült: pdf-SSS-ÉÉÉÉHHNN-ÓÓPPMM.pdf", ahol:
  
  • SSS: Annak a kiválasztott kategóriának az ID száma (belső azonosító száma), amely alatti kategória struktúra tartalma a pdf-be lesz/lett generálva, pl.: 103
  • ÉÉÉÉ: Az aktuális évszám, pl.: 2011
  • HH: Az aktuális hónap (szükség esetén előnullázott számmal), pl.: január = 01
  • NN: Az aktuális nap (szükség esetén előnullázott számmal), pl.: bármely hónap ötödike = 05
  • ÓÓ: Az aktuális óra (szükség esetén előnullázott számmal, mint a nap esetén)
  • PP: Az aktuális óra (szükség esetén előnullázott számmal, mint a nap esetén)
  • MM: Az aktuális óra (szükség esetén előnullázott számmal, mint a nap esetén)
    
    

Megjegyzés: Egyes generálások - amikor nagyon nagy tartalmakat kell kigyűjtenie, majd összefűznie a programnak - hosszú percekig is eltarthatnak. Ilyenkor nem érdemes kivárnia a tranzakció végét, nyugodtan elnavigálhat az oldalról és a pdf generálás ideje alatt egyéb feladatokat is elvégezhet. Sőt, mivel a pdf generálás teljes egészében a szerveren fut, akár a programból is kiléphet, vagy a gépét is kikapcsolhatja, amíg a szerver üzemel, egy-egy elindított generálás nem fog megszakadni.

4. Lépés

Ha a Documentor képernyőn várja meg a pdf generálás befejezését, akkor az üzenetben lévő pdf fájlnévre klikkelve, egy felnyíló ablakban választhatja ki, hogy a frissen generált fájlt meg kívánja-e nyitni, vagy inkább a saját gépére, hálózatára, vagy egyéb adathordozóra kívánja menteni. Mentés esetén az, hogy a rendszer rákérdez-e a mentés helyére, vagy automatikusan ment egy előre beállított könyvtárba, attól függ, hogy Ön az aktuális web böngészőjében, korábban melyik opciót állította be.

Ha ezzel a lehetőséggel nem él, akkor a későbbiekben a "PDF kezelő" felületen találhatja meg a generált fájlt, többek között, a 3. lépésben, a fájl nevébe kódolt adatok segítségével (pdf-SSS-ÉÉÉÉHHNN-ÓÓPPMM.pdf).

PDF kezelő

Ezen a képernyőn kezelheti a már generált pdf-eket. A listázó képernyő eléréséhez klikkeljen a "Tartalom/Documentor" képernyő, "PDF kezelő" ikonjára.

A PDF kezelő képernyő a következőképpen néz ki:

• Összes kijelölése (jelölőnégyzet): Ha egyszerre az összes kilistázott fájlon kíván központi műveletet végrehajtani, klikkeljen a fejlécben található fekete hátterű, "Összes kijelölése" jelölőnégyzetre. A kattintás hatására, valamennyi fájl előtti jelölőnégyzetben megjelenik egy-egy "pipa", jelezve, hogy a kijelölések megtörténtek. Az opció reverzibilis, tehát ha ismét az "Összes kijelölése" jelölőnégyzetre klikkel, a soronkénti jelölések visszavonásra kerülnek.
  
  A kijelölési lehetőség, természetesen soronként is ki-be kapcsolható.
  
  

• A lista átrendezése: Mindegyik fejléc-mező, rendelkezik egy-egy adatrendezési opcióval. A sorbarendezés vagylagos, tehát egyszerre több oszlop rendezettségi beállítását nem leget kombinálni.
  
  • Ha egy tetszőleges oszlop fejlécben a felső - "Növekvő sorrendben" - rendező gombra klikkel, a listát az adott oszlop mezőadatainak a növekvő sorrendje szerint jeleníti meg a szoftver.
    
    
  • Ha egy tetszőleges oszlop fejlécben az alsó - "Csökkenő sorrendben" - rendező gombra klikkel, a listát az adott oszlop mezőadatainak a csökkenő sorrendje szerint jeleníti meg a szoftver.
    
    
• Lista limit és lapozás: Lehetősége van 5 és 100 között beállítani a képernyőn egyszerre megjelenő fájlok (listasorok) mennyiségét, valamint szükség esetén, egy-egy klikkeléssel lapozhat, vagy több képernyőnyit ugorhat is a listában.
  
  
  
  A lap-, vagy oldalváltó gombokon lévő jelölések a következőK:
  
  • 1, 2, 3 ... n : A számok a konkrét oldalszámot jelentik.
  • < : Ugrás az előző oldalra.
  • > : Ugrás a következő oldalra.
  • << : Ugrás a legelső oldalra.
  • >> : Ugrás az utolsó oldalra.

• Név: A generált pdf fájlok nevei. Egy-egy fájlnévre klikkelve, egy megnyíló ablakban választhatja ki, hogy az adott fájlt meg kívánja-e nyitni, vagy inkább a saját gépére, hálózatára, vagy egyéb adathordozóra kívánja menteni. Mentés esetén az, hogy a rendszer rákérdez-e a mentés helyére, vagy automatikusan ment egy előre beállított könyvtárba, attól függ, hogy Ön az aktuális web böngészőjében, korábban melyik opciót állította be.
  
  

• Méret: A fájlok mérete, [kB]-ban

• Készült: A pdf generálás befejezésének a dátuma és időpontja.

• Kategória: Annak a kategóriának a neve, amely alatti struktúra elemeit a generált fájl tartalmazza. A Kategória mezőben lévő adatok - a dátumokkal és időpontokkal együtt - segítik Önnek beazonosítani a keresett fájl(oka)t.

Eszköztár ikonok

• Töröl: Az időközben feleslegessé vált, vagy az Ön hibás beállítása(i) miatt nem megfelelően generálódott fájlokat egyesével, vagy csoportosan kitörölheti az adatbázisból. A fájl(ok) előtti jelölő négyzet(ek)be klikkelve kijelölheti a törlendő fájl(oka)t, majd a "Töröl" eszköztár ikonra kattintva - egy megerősítést követően - a rendszer végrehajtja a törlést.
  
  

  

• A kiválasztott PDF-ek újra generálása: Időnként megváltozhatnak az egyes kategóriákhoz rendelt tartalmak, illetve új fájlok léphetnek ki-be, egy-egy kapcsolatrendszerbe. Ilyenkor lehet szükség - az eredeti beállítások meghagyásával -, egy-egy korábban már generált PDF fájl frissítésére, újra generálására.
  
  
  
  A tranzakció a háttérben fut, ahogy elindította, akár ott is hagyhatja a képernyőt. A tranzakció elindítását a rendszer egy üzenettel nyugtázza.

  

• Mégsem: Az ikonra klikkelve visszaléphet a "Tartalom/Documentor" felületre.