Infoartnet - Web Média Marketing

AWE [Pyramid] CMS - 3.x használati útmutató - Levelezés (Hírlevél küldés)

Tartalmi elemek

A manuális hírlevél küldés folyamata

ugrás az oldal tetejére

Ez a fejezet utalásokat tartalmaz az egyes hírlevél felületekhez kötődő jogosultsági körökre és funkciókra. A site webmestere jogosult eldönteni és beállítani, hogy az egyes felületeket mely adminisztrátorok, milyen minőségben használhatják.

A hírlevelek előkészítését szinte bármilyen jogosultsági szintű adminisztrátor elvégezheti a "Rendszer/Levelezés/Előkészítés" környezetben, de a levelek tényleges kiküldéséhez speciális, cenzori jogosultság szükséges.

Az összes, hírlevelekkel kapcsolatos művelet - beleértve a levelek elő-, és utóéletének a kezelését - a "Rendszer/Levelezés" menüstruktúra alatt elérhető, de a levélküldési folyamat a kívánt eleme(ke)t tartalmazó Gyűjtőből is elindítható.

Az előkészített hírlevelek a "Rendszer/Levelezés/Cenzor" környezetbe kerülnek, ahol az arra jogosult adminisztrátorok (Cenzorok), azokat minden tekintetben (tartalom, megjelenés, címzettek köre) ellenőrizhetik, módosíthatják, majd a már kész leveleket el is küldhetik a beállított célcsoportoknak.

A "Rendszer/Levelezés/Elküldött levelek" és a "Rendszer/Levelezés/Beállítások/Levelezési log-ok" felületeket elérő adminisztrátorok nyomon követhetik és menedzselhetik az egyes hírlevél küldések státuszát, illetve technikai részleteit (cenzúrázás alatt, visszautasított, kiküldött, várakozó, hibás, stb.).

A "Rendszer/Levelezés/Beállítások/AutoCenzor" funkció lehetőséget biztosít a hírlevelek kiküldésének a programozására. Automatikus kiküldés esetén, biztonsággal a beállított időpont előtt ellenőrizni és aktualizálni kell a Cenzor felület küldésre előkészített tartalmi elemeit, mert a rendszer a beállított módon és időpontban, további beavatkozás nélkül továbbítja azokat, a hozzájuk rendelt címlistá(k)ra. Ezt a funkciót az "Automatikus hírlevél küldés" fejezetben ismertetjük részletesen.

A hírlevél előkészítése

1. Lépés: A hírlevél szöveges tartalmának összeállítása

Az első lépésben ki kell jelölnie azt az egy vagy több tartalmi elemet, amelye(ke)t a hírlevélben szerepeltetni kíván, majd tovább kell léptetnie a folyamatot a formai finomítások elvégzéséhez.

A tartalom kiválasztását a következő környezetekben végezheti el:

  • "Rendszer/Levelezés/Előkészítés", vagy a
  • "Tartalom/Tartalmak listája" felületen, a választott tartalmak Gyűjtőbe helyezésével.

A tartalom választó környezet a hírlevél küldés egyetlen elemére (folyamat, beállítások, opciók, megjelenés, stb.) sincs kihatással, csupán kényelmi kérdés.

A., Tartalom összeállítás a hírlevél kezelő környezetben
  • A munkafelület elérése és jellemzői

    "Rendszer/Levelezés/Előkészítés" -> Ez a listázó felület a tartalmi elemek automatikusan generálódó másolatait tartalmazza.



    Az ebben a listában jelölőnégyzetek segítségével kiválasztott listasorokhoz kötődő tartalmak képezik majd az összeállítás alatt álló hírlevél szöveges részét.

    A jelen listázó felület elemeinek másolat jellegéből adódik, hogy:

    • Egy új hírlevél szöveget előbb a "Tartalom/Tartalom felvitele" menüpont alatt létre kell hoznia, hogy az arról automatikusan generálódó másolatot - mint hírlevél tartalmat - itt kiválaszthassa.
    • A tartalom másolatokat módosítva - pl. lerövidítve, az aktuális célnak megfelelően átfogalmazva, képek és videók nélkül vagy éppen azokkal kiegészítve - lehet azokat hírlevélben kiküldeni, miközben az alapul szolgáló eredeti tartalmak változatlanul maradnak a weboldalon.
    A lista elemei a második oszlopban "Nem elküldött", "Cenzúrázás alatt", vagy "Elküldve" státuszokkal, illetve a hozzájuk tartozó ikonokkal vannak megjelölve.



    A lista elemeinek kezelése (az egy oldalon megjelenő elemek száma, lapozás, kijelölés, tartalom szűrés, sorbarendezés, stb.) megegyezik az általános listázó felületeknél már többször ismertetett módszerekkel.



  • Tartalom kijelölés

    A lista fejlécében és soraiban található jelölőnégyzetek segítségével választhatja ki azokat a tartalmakat, amelyeket az aktuális hírlevélben szerepeltetni kíván.



  • Továbblépés

    Miután a sorok elején lévő jelölőnégyzetekkel kiválasztotta az aktuális hírlevélbe szánt tartalmakat, klikkeljen az Eszköztár "Tartalom küldése" ikonjára, a folyamat soron következő felületének a behívásához (2. Lépés: Formai finomítások és ellenőrzés).



B., Tartalom összeállítás a tartalomkezelő környezetben, a Gyűjtő segítségével
  • A munkafelületek elérése



    • Tartalom/Tartalmak listája: Ez a listázó képernyő a potenciális hírlevél tartalmak eredeti példányait jeleníti meg. Az itt kiválasztott elemek képezik az aktuális hírlevél szöveges részét.

    • Gyűjtő: Ez a komponens közvetlenül az Eszköztár elemei előtt található. A Gyűjtő ikonja dinamikusan változik annak a függvényében, hogy épp mi történik a Gyűjtőn belül.



      Ennek a komponensnek egy önálló fejezetet szenteltünk a jelen használati útmutatóban (A Gyűjtő komponens funkciói és kezelése).

      A Gyűjtő annyiban kötődik a hírlevelekhez, hogy rajta keresztül is kezdeményezhető egy hírlevél kiküldési folyamata.
  • Tartalom kijelölés

    A lista fejlécében és soraiban található jelölőnégyzetek segítségével választhatja ki azokat a tartalmakat, amelyeket az aktuális hírlevélben szerepeltetni kíván.




  • A kijelölt tartalmak Gyűjtőbe helyezése

    A jelölőnégyzetes kijelölést követően - az üres Gyűjtő ikonjára klikkelve - helyezze a kiválasztott tartalmakat a Gyűjtőbe.





  • A Gyűjtő ürítése

    Ha a Gyűjtő nem üres (piros, vagy piros és kék csík látható az ikonján), akkor a tartalmak Gyűjtőbe helyezése előtt húzza az egérkurzort a Gyűjtő ikonja fölé, majd a legördülő választékból klikkeljen a "Gyűjtő ürítése" funkcióra és csak ezt követően helyezze be a kijelölt tartalma(ka)t.



  • A Gyűjtő megnyitása

    A Gyűjtő megnyitása egyaránt történhet a "Gyűjtő megtekintése" és a "Küldés hírlevélben" funkcióval. A két megnyitás eltérő felületeket eredményez, de ezek oda-vissza átjárhatóak.



    A "Gyűjtő megtekintése" opcióval történő megnyitás esetén a "Műveletek/Küldés hírlevélben" funkcióval térhet át a másik Gyűjtő felületre.



    A "Küldés hírlevélben" opcióval történő megnyitás esetén pedig a Gyűjtőben megjelenő ikonnal térhet át a másik Gyűjtő felületre.





  • Hírlevél kategória beállítása

    A Gyűjtőben lehetősége van az összeállítás alatt álló hírlevél kategorizálására. Ez a lehetőség az egyes levelek bármilyen szempont alapján történő csoportosítását teszi lehetővé, így a későbbiekben a visszakeresést könnyíti.



    Megjegyzés: A hírlevél kategóriákat a "Rendszer/Levelezés/Beállítások/Hírlevél kategóriák" felületen lehet karbantartani.



  • Továbblépés

    Ha a Gyűjtőbe helyezett tartalmak rendben vannak, klikkeljen az Eszköztár "Tartalmak küldése" ikonjára, a folyamat soron következő felületének a behívásához (2. Lépés: Formai finomítások és ellenőrzés).



2. Lépés: Formai finomítások és ellenőrzés

A megnyíló "Mail Center" felületen tovább finomíthatja és tesztlevelek küldésével le is ellenőrizheti az összeállított hírlevél megjelenését.

  • " opció

    Ha a fejlécben található "" jelölőnégyzetet aktiválja (vagy már eleve "pipa" van benne), akkor a rendszer a hírlevél elejére készít egy tartalomjegyzéket, az elküldendő érdemi tartalmaknak pedig csak a címét és a bevezető szövegét jeleníti meg. Ha ezt az opciót választja, akkor a teljes tartalmak majd a hozzájuk tartozó "Tovább olvasom" linkek hatására fognak megjelenni a címzettek számára. A "Tovább olvasom" linkek mindig az eredeti tartalmakra mutatnak.



    Ha a "" jelölőnégyzetet inaktiválja vagy üresen hagyja, akkor a beemelt tartalmak teljes terjedelmükben jelennek meg a hírlevélben, ezért értelemszerűen elmaradnak a "Tovább olvasom" linkek és nincs a levél elején Tartalomjegyzék sem.

  • "Előnézet küldése a bejelentkezett felhasználó e-mail címére" opció

    Ha a fenti elnevezésű jelölőnégyzetet aktiválja - és emellett az Ön aktuális bejelentkezéséhez egy érvényes e-mail cím is hozzá van rendelve -, akkor a kiemelt "Előnézet küldése" ikonra klikkelve, a rendszer csakis erre az egy e-mail címre küldi ki az aktuális tartalommal és beállításokkal rendelkező hírlevelet.





    Így leellenőrizheti, hogy a leendő címzettek a valóságban milyen formában kapják majd meg az éles hírlevelet.

    A tesztlevél kiküldését a program egy rendszerüzenettel visszaigazolja.



    Megjegyzés: Célszerű a leggyakrabban használt böngésző-, és levelező programokban legalább bizonyos időszakonként letesztelni a küldeményeket.

  • "" opció

    Ha az Ön aktuális bejelentkezéséhez nincs e-mail cím rendelve, vagy azt a jelen helyzetben nem tartja megfelelőnek, akkor - az előző jelölő négyzet üresen hagyása vagy inaktiválása mellett - a rendelkezésre álló mezőben megadhat egy tetszőleges, de élő e-mail címet is, ahová a tesztlevelet küldeni szeretné.

    A tesztlevél küldést ebben az esetben is a kiemelt, "Előnézet küldése" ikonra klikkelve kezdeményezheti.





    A tesztlevél kiküldését a program egy rendszerüzenettel visszaigazolja.



  • Továbblépés

    Ha a tesztlevelet formailag megfelelőnek találta vagy az előbbi ellenőrzést ki szeretné hagyni, akkor klikkeljen az Eszköztár "Tovább" ikonjára.





3. Lépés: A hírlevél címzettjeinek beállítása

A megnyíló Mail Center felületen akár tartalmi elemenként kiválaszthatja a célcsoporto(ka)t, ellenőrizheti a címlistá(ka)t, elvégezheti a leiratkozó szöveg(ek) karbantartását, majd a "Küldés a cenzornak" ikonra klikkelve, továbbíthatja a hírlevél tervezetet a Cenzornak.



Ha egy hírlevélben egyszerre több tartalmi elem szerepel - mivel a rendszer képes a leválogatásukra -, az egyes tartalmaknak lehet eltérő is a célcsoportjuk. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a hírlevélben lévő tartalmak akár a címzettek más-más csoportjaihoz is küldhetők.

  • Regisztráltak hírlevelei box



    Ebben a boxban a honlapra valamilyen módon beregisztráltak adatbázisa található.

    A boxban annyi adatsort lát, ahány önálló "regisztráltak" adatbázis kapcsolódik a honlaphoz.

    Egy-egy sorra klikkelve megváltozik annak háttérszíne - ezzel mutatva a kiválasztás tényét -, a box jobb felső sarkában pedig megjelenik a kiválasztott adatbázis rekordjainak a mennyisége, vagyis a címzettek száma. Több adatbázis kiválasztása esetén, a címzettek száma összeadódik.

    Ha egy már kiválasztott sorra klikkel, annak háttérszíne ismét az alapértelmezettre vált, a címzettek száma pedig az épp inaktivált adatbázis rekordszámával csökken.

    A box fejlécében lévő ceruza ikonra klikkelve, megváltoztatható az adott adatbázishoz tartozó leiratkozó link szövege.





    Megjegyzések:

    • Ha egy személy több adatboxban is szerepel, akkor annak megfelelően, több leiratkozó link is kerül az Ő hírlevelébe.
    • Mindegyik linkkel csak a hozzá tartozó adatbázisból lehet kiiratkozni.
    • Aktiválja a "Nem frissül" mező jelölőnégyzetét is, hogy egy későbbi portálmotor frissítéskor ne íródjon felül a csakis az Ön weboldalára érvényes szöveg.
    • Ne feledkezzen el a módosítás mentéséről.
  • Honlapon feliratkozottak box

    Ebben a boxban azoknak az adatbázisa szerepel, akik a honlapon külön erre a célra szolgáló, "Feliratkozás hírlevélre" című komponensben - a nevüket és az e-mail címüket megadva - önként kérték, hogy rendszeresen kapjanak hírlevelet.



    A box egyéb jellemzői és működése megegyezik a "Regisztráltak hírlevelei" alatt leírtakkal.

  • Kézi listák box

    Ebben a boxban olyan célcsoportok (személyek vagy cégek) szerepelnek, amelyeket a honlap adminisztrátorai vettek fel.

    Az ilyen kapcsolati csoportok létrehozása történhet:

    • hírlevél tesztelés, 
    • a cégen belüli munkatársak tájékoztatása,
    • a partner cégek vezetőinek a tájékoztatása,
    • piackutatási,
    • termékajánlási (pl.: akciós termékek),
    • stb., céljából.

    A Kézi listákra a Címzettek a tudtuk nélkül is felkerülhetnek, pl.: a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatalától vásárolt címjegyzékek (piackutatás, közvélemény kutatás, politikai kampányok, konkrét célcsoportoknak szóló termékajánlások, stb.) esetén. Ilyenkor a jogi viták elkerülése céljából, a hírlevél végére szükséges tenni egy leiratkozó linket.

    Speciális céllal olyan listákat is lehet készíteni, amelyekről nem megengedett az egyoldalú leiratkozás. A kézi listák fejlécében ezért van egy második ceruza ikon is - "Leiratkozás nem megengedett szöveg fordítása" -, amire klikkelve, az adott esetre érvényes tájékoztató szöveget lehet szerkeszteni.







    Az ilyen kötöttséggel rendelkező listák általában a céggel vagy intézménnyel valamilyen munkáltatói jogviszonyban álló személyeket (munkatársak, hallgatók, stb.) tartalmaznak, és a belső tájékoztatást segítik.

    A box egyéb jellemzői és működése megegyezik a "Regisztráltak hírlevelei" alatt leírtakkal.

  • Szűrések box

    A "Rendszer/Levelezés/Beállítások/Szűrések" felületein, különböző szempontok alapján ki lehet gyűjteni és jellemző elnevezésekkel csoportokba lehet menteni a SZEA (Személyek Ellenőrzött Adatbázisa) jellemző felhasználói csoportjait / rétegeit.





    Ezek a szűrt és elmentett felhasználói csoportok jelennek meg ebben a boxban.



    A box egyéb jellemzői és működése megegyezik a "Regisztráltak hírlevelei" alatt leírtakkal.

  • Szűrő és összegzés box

    Ez a box a címzettek listáját foglalja magában. A felületen az látható, illetve ellenőrizhető, hogy az adott hírlevél - az aktuális beállítás és a későbbi, Cenzor általi jóváhagyás esetén - összesen hány címre fog kimenni.



    Egy-egy célcsoport be-, vagy kikapcsolásakor ez az összesítés automatikusan frissül.

    A "Címzettek listáját mutat" jelölőnégyzet aktiválása esetén a címzetteket egyesével is megtekintheti, illetve ellenőrizheti. Ilyenkor az e-mail címek alfabetikus, növekvő sorrendben jelennek meg a felületen, mögöttük pedig zárójelben a felhasználó neve látható.



    Megjegyzés: A zárójelben lévő nevek szintaktikája - attól függően, hogy melyik adatbázisból (kézi listából, regisztrációból, vagy hírlevélre történő feliratkozásból) származnak - eltérő is lehet.

    Felsőoktatási intézmények licenszeiben lehetőség van a Címzett-lista további szűkítésére is. Opcionálisan lehetőség van:

    • Szak(ok) megadása, a mappa ikonra klikkelve.





      A felugró ablakban a "+" gombokkal több szakot, a "pipa" ikonnal pedig egy szakot választhat ki, az ablak becsukódása előtt.

      A felugró ablak rendelkezik egy szűrővel is, amivel a szak megnevezésére és/vagy a szak kódjára lehet szűrni.

    • Kezdési dátum, vagy dátum tartomány megadására, a rádiógombok használatával.



    • Végzési dátum, vagy dátum tartomány megadására, a rádiógombok használatával.

4. Lépés: A hírlevél tervezet befejezése, küldés a Cenzornak

Ha a hírlevél tervezetet a tartalom, a forma és a címzés tekintetében is megfelelőnek találja, akkor klikkeljen az Eszköztár "Küldés a cenzornak" ikonjára, s ezzel az előkészítés szintjén be is fejezi a munkát.

A levél továbbítását a program, egy rendszerüzenet formájában visszaigazolja.

A hírlevél cenzorálása és kiküldése

A hírlevél küldés második fázisát, csak cenzori jogosultságokkal rendelkező adminisztrátorok hajthatják végre. Ők dönthetnek a mások által előkészített hírlevél tervezetek további sorsáról (elfogadás, módosítás, kiküldés, elutasítás).

1. Lépés: A tartalom és a címzések cenzorálása

A teljeskörűen előkészített hírlevelek automatikusan a védett, "Rendszer/Levelezés/Cenzor" környezetbe kerülnek.

A Cenzorok itt minden tekintetben módosíthatják a hírlevél tervezete(ke)t és ha mindent rendben találnak, ki is küldhetik az(oka)t a véglegesített címekre.

  • A címzések ellenőrzése, beállítása

    A listázó egyes soraiban bármelyik linkre klikkelve - "A hírlevél címzettjeinek beállítása" alatt már ismertetett felületeken, az adott tartalmi elemre vonatkozóan - ellenőrizheti, módosíthatja és véglegesítheti a címzettek körét.



    Az előkészítő fázisban már említettük, hogy az egyes hírlevelek önálló tartalmi elemei akár külön-külön is megcímezhetők, vagyis az automatikus leválogató funkció kihasználásával akár más-más célcsoportokhoz is küldhetők.



  • A hírlevél kategória módosítása



    A "Hírlevél kategória" oszlopnak a "ceruza" ikonjára klikkelve, a "Hírlevél kategória választás" felület nyílik meg, ahol módosíthatja a hírlevél tartalom kategóriához rendelését.





  • Az eredeti tartalom szerkesztése



    A "Tartalom" oszlopnak az "írólap" ikonjára klikkelve, a hírlevélhez felhasznált eredeti tartalmi elem válik szerkeszthetővé.





    Megjegyzések:

    • Az előbbi döntéssel, egyben programkörnyezetet is vált. Egy hírlevél kezelő felületről átlép, a Tartalmi elem kezelőbe. Amikor végez a tartalom szerkesztésével, a vezérlés nem adódik vissza automatikusan a levélcenzor felületre, hanem a "Tartalom/Tartalmak listája" felületen marad.
    • Az eredeti tartalmak módosításakor legyen körültekintő, mert lehetséges, hogy azok a weboldalon is megjelennek!
  • A Tartalom szerkesztése



    A "Tartalom szerk." oszlopnak egy "ceruza" ikonjára klikkelve, a választott tartalmi elem másolata szerkeszthető. Ezek a másolati példányok a levélküldő környezetben automatikusan generálódnak, a Tartalmi elem szerkesztőben létrehozott tartalmakból, így módosításuk esetén az eredeti pédányaik nem változnak és a szerkesztés közben nincs programkörnyezet váltás.





    Megjegyzés: A Cenzor felületen előfordulhat, hogy ugyanaz a tartalmi elem többször is szerepel a listában, ráadásul eltérő tartalommal. Ez általában akkor következik be, ha az egyik hírlevélbe megfelel az eredeti változata, egy másik levélben viszont célszerű, bizonyos szempontok szerint átalakítani (lerövidíteni, képekkel kiegészíteni, stb.). A Cenzornak ilyenkor ügyelnie kell, hogy az egyes hírlevelekhez az adott tartalmi elem megfelelő változatát rendelje hozzá. Ha a megnevezések kényszerűségből azonosak, akkor a tartalmak ellenőrzése, biztonsággal csak a másolati példányok megnyitásával lehetséges. 

  • Visszautasítás, törlés

    A "Cenzor listázó" képernyő a már kiküldésre előkészített hírlevelek tartalmi elemeit egy közös listában jeleníti meg. Egy manuálisan összeállított hírlevélbe ezen tartalmak közül, csak a jelölőnégyzettel kiválasztottak kerülnek be, a kiküldött tartalmak pedig automatikusan lekerülnek a listáról.

    Létezik a rendszerben egy megfelelő jogosultsággal tetszés szerint aktiválható és paraméterezhető "AutoCenzor" funkció is, ami - a beállított paraméterek alapján - egyetlen hírlevélbe tömörítve, további megerősítés nélkül, automatikusan kiküldi az összes tartalmat, amit a beállított időpontban a "Cenzor listázó" felületen talál.

    Ha Ön cenzori joggal rendelkezik és úgy dönt, hogy a lista egyes elemei semmiképp se kerüljenek kiküldésre, akkor - pl. az "AutoCenzor" funkció miatt - ezeket a tartalmakat célszerű kitörölnie a "Cenzor listázó" felületről.





    A törlési szándékát mindig meg kell erősítenie egy felugró ablakban.



    A törölt tartalmakat a rendszer "Cenzor visszautasította" bejegyzéssel rögzíti a "Kiküldött levelek" kontroll adatbázisban.

  • Továbblépés

    Miután ellenőrizte - esetleg módosította -, majd a sorok elején lévő jelölőnégyzetekkel kiválasztotta az aktuális hírlevélbe szánt tartalmakat, klikkeljen az Eszköztár "Előnézet és küldés" ikonjára, a folyamat soron következő felületének a behívásához (2. Lépés: A megjelenés cenzorálása).



2. Lépés: A megjelenés cenzorálása

A megnyíló "Mail Center" felületen tovább finomíthatja és egy vagy több tesztlevél küldésével le is ellenőrizheti az összeállított hírlevél formai megjelenését. A Cenzor a levéltervezet összeállítójához viszonyított többlet jogai révén, néhány plusz paramétert is beállíthat az ellenőrző felületen.

A következő opciókat a hírlevél előkészítés, "Formai finomítások és ellenőrzés" fejezete alatt már ismertettük:

A fenti opciók kezelése és működése, a Cenzor felületen teljesen megegyezik az előkészítés alatt leírtakkal.

Megjegyzés: Ezen a felületen előfordulhat, hogy egy konkrét tartalmi elem többször is szerepel, mert

  • "Hírlevél tárgya" opció

    A "Hírlevél tárgya" mező tartalma tetszés szerint felülírható. Ennek a mezőnek a tartalma fog megjelenni a levelező program "Tárgy" mezejében.





  • "Levéltemplate" opció

    A rendszer képes több levéltemplate kezelésére, így a különböző célcsoportoknak szánt-, az eltérő rendeltetésű-, vagy a speciális, egyedi alkalomra készített hírlevelek más-más megjelenéssel küldhetők ki a címzetteknek.



  • "Fejléc-lábléc" opció

    A template-ekhez hasonlóan több fej-, és lábléc is alkalmazható. A legördülő "Fejléc-lábléc" mezőben állítható be, hogy a "Rendszer/Levelezés/Beállítások/Fejléc/Lábléc" felületen létrehozott fej-, és láblécek közül melyik érvényesüljön az aktuális hírlevél esetén.



  • Sorrend állítás

    A fejléc jobb szélén is látható az aktuális hírlevél tartalmi elemeinek a listája. Egy-egy tartalmi összetevőnél annak megnevezése és egyedi azonosítója (ID) mellett azoknak az e-mail címeknek a mennyisége is látható, amelyekre a rendszer ki fogja küldeni az adott összetevőt.



    A sorok végén lévő le-fel nyilak azt jelzik, hogy a tartalmak hírlevélen belüli sorrendje, egyszerű húzással megváltoztatható.



    Húzáskor "A tartalomból..." lista és a hírlevél tartalmi elemei automatikusan követik a sorrend változását.



  • Tesztlevél küldés

    A Cenzor felületről is küldhet teszt levelet saját magának, a kiemelt "Előnézet küldése" Eszköztár ikonra klikkelve.





    A tesztlevél kiküldését a program egy rendszerüzenettel visszaigazolja.



3. Lépés: A hírlevél kiküldése

Ha az összeállított és leellenőrzött hírlevelet minden tekintetben megfelelőnek találja, akkor klikkeljen az Eszköztár "Tovább" ikonjára, a hírlevél kiküldéséhez.



A rendszer a küldés előtt, még egy utolsó megerősítést kér.

A kiküldést a program egy rendszerüzenet formájában visszaigazolja, miközben a Cenzor listázó felületről eltávolítja a kiküldött hírlevélben szereplő tartalmakat. Az üzenet mögötti szám azt mutatja, hogy a hírlevél összesen hány e-mail címre fog kimenni.

Technikai ellenőrzés, reklamáció kezelés

A tényleges kiküldés - különösen több ezer cím esetén - hosszabb ideig is eltarthat. A kiküldési szándék megerősítésétől kezdődően, az adott hírlevéllel kapcsolatos minden információ, a "Rendszer/Levelezés/Beállítások/Levelezési log-ok" és a "Rendszer/Levelezés/Elküldött levelek" felületeken tekinthető meg.

  • "Levelezési Log-ok" képernyő: Ez a felület a rendszeren keresztül kiküldött valamennyi levél (nem csak a hírlevelek), valamint a levélküldési folyamat közben generálódó státusz-, és technikai információk ellenőrzésére és kiexportálására, valamint a problémás levelek ismételt kiküldésére szolgál. Az adatbázis sokrétű szűrési opcióval rendelkezik.

    Főbb funkciók:

    • Konkrét levelek, levélcsoportok, illetve ezek kiküldése közben generálódó információk kikeresése
    • A valamilyen okból "bennragadt" levelek újraküldése a problémás, de már kijavított címekre
    • Az adatbázis teljes, vagy részleges exportja

  • "Elküldött levelek" képernyő: Ez a felület az egyes hírlevél küldések aktuális állapotát, a fontosabb paraméterek utólagos ellenőrzését, az esetlegesen előforduló hibák körülményeinek, illetve a beérkező reklamációk jogosságának a felderítését és adminisztrációját teszi lehetővé.

    Főbb funkciók:

    • Konkrét hírlevelek, illetve ezek kiküldése közben generálódó információk kikeresése és tanulmányozása
    • A címzettek megtekintése
    • Az eredeti tartalom megtekintése
    • A hírlevélben kiküldött (esetleg módosított) tartalom megtekintése
    • Állapot vizsgálat (Elküldve, Cenzor visszautasította, Cenzúrázás alatt)
    • A felelős adminisztrátorok (létrehozó és kiküldő) beazonosítása
    • A folyamat mérföldköveihez tartozó időpontok megtekintése
ugrás az oldal tetejére

Automatikus hírlevél küldés

ugrás az oldal tetejére

AutoCenzor funkció

A funkció rendeltetése: Lehetőséget biztosít a hírlevelek automatikus kiküldésének a programozására.

A kezelő és beállító felület elérése: "Rendszer/Levelezés/Beállítások/AutoCenzor". A felület csak az arra jogosultak számára érhető el.

Működési jellemzők: A funkció aktiválása esetén, a program egyetlen hírlevélbe tömörítve, további megerősítés nélkül, a beállított módon és időpontban automatikusan kiküldi az összes tartalmat, amit a Cenzor felületen talál. A címlistát az egyes tartalmi elemek kapcsolati szinten, maguk hordozzák. A már kiküldött elemeket a rendszer eltávolítja a Cenzor felületről.

Az automatikus küldés beállítható:

  • konkrét időpontra,
  • időtartományra,
  • egyetlen alkalomra,
  • ciklikusan ismétlődőre.

Megjegyzés: Fontos, hogy biztonsággal a beállított kiküldési időpont előtt, mindig aktualizálni kell a hírlevél - jelen esetben a Cenzor felület - tartalmát.

A beállító és aktiváló felület kezelése

Az "AutoCenzor" mező kitöltése

Ha ez a mező üres, vagy nem a vonatkozó szintaktikai szabályoknak megfelelően van kitöltve, akkor az automatikus levélküldő funkció inaktív.
Ha időzíteni szeretné a kiküldés(eke)t, akkor ebbe a mezőbe 5 db, space karakterekkel elválasztott számot - vagy bármelyik szám helyett a csillag (*) helyettesítő karaktert - kell, meghatározott szabályok szerint beírnia.

Az 5 megadandó paraméter - a mezőben balról jobbra haladva - a következő:

Perc paraméter

  • Beírandó érték:

    • Egy 0-tól  60-ig terjedő szám: 0, 1, 2, ..., 60

      Jelentése: nulladik-, első-, második-,  ..., hatvanadik perc.

    • Egy csillag karakter: *

      Jelentése: Az óra összes - akárhányadik - perce, a nulladiktól a hatvanadikig.
  • Elválasztó karakter:

    • A "perc" paraméter után egy "space" karaktert kell beírni, ami a "perc" és az azt követő "óra" paramétert választja el egymástól.
  • Hibás adat:

    • Egy 6o-nál nagyobb szám, vagy egy csillag (*) -tól eltérő karakter beírása nem értelmezett paraméter értéknek minősül, ami miatt az egész funkció inaktívvá válik.

Óra paraméter

  • Beírandó érték:

    • Egy 0-tól  24-ig terjedő szám: 0, 1, 2, ..., 24

      Jelentése: nulladik-, első-, második-,  ..., huszonnegyedik óra.

    • Egy csillag karakter: *

      Jelentése: A nap összes - akárhányadik - órája, a nulladiktól a huszonnegyedikig.
  • Elválasztó karakter:

    • Az "óra" paraméter után egy "space" karaktert kell beírni, ami az "óra" és az azt követő "hónap napja" paramétert választja el egymástól.
  • Hibás adat:

    • Egy 24-nél nagyobb szám, vagy egy csillag (*) -tól eltérő karakter beírása nem értelmezett paraméter értéknek minősül, ami miatt az egész funkció inaktívvá válik.

Hónap napja paraméter

  • Beírandó érték:

    • Egy 1-től  31-ig terjedő szám: 1, 2, 3, ..., 31

      Jelentése: első-, második-, harmadik-, ..., harmincegyedik nap.

    • Egy csillag karakter: *

      Jelentése: A hónap összes - akárhányadik - napja, az elsőtől a harmincegyedikig.
  • Elválasztó karakter:

    • A "hónap napja" paraméter után egy "space" karaktert kell beírni, ami a "hónap napja" és az azt követő "hónap" paramétert választja el egymástól.
  • Hibás adat:

    • A 0 (nulla), vagy egy 31-nél nagyobb szám, illetve egy csillag (*) -tól eltérő karakter beírása nem értelmezett paraméter értéknek minősül, ami miatt az egész funkció inaktívvá válik.

Hónap paraméter

  • Beírandó érték:

    • Egy 1-től  12-ig terjedő szám: 1, 2, 3, ..., 12

      Jelentése: első-, második-, harmadik-, ..., tizenkettedik hónap.

    • Egy csillag karakter: *

      Jelentése: Az év összes - akárhányadik - hónapja, az elsőtől a tizenkettedikig.
  • Elválasztó karakter:

    • A "hónap" paraméter után egy "space" karaktert kell beírni, ami a "hónap" és az azt követő "hét napja" paramétert választja el egymástól.
  • Hibás adat:

    • A 0 (nulla), vagy egy 12-nél nagyobb szám, illetve egy csillag (*) -tól eltérő karakter beírása nem értelmezett paraméter értéknek minősül, ami miatt az egész funkció inaktívvá válik.

Hét napja paraméter

  • Beírandó érték:

    • Egy 1-től  7-ig terjedő szám: 1, 2, 3, ..., 7

      Jelentése: első nap (hétfő), második nap (kedd), harmadik nap (szerda), ..., hetedik nap (vasárnap).

    • Egy csillag karakter: *

      Jelentése: A hét összes - akárhányadik - napja, az elsőtől a hetedikig.
  • Elválasztó karakter:

    • A "hét napja" paraméter után nincs más adat, ezért nincs szükség az elválasztó karakterre sem.
  • Hibás adat:

    • A 0 (nulla), vagy egy 7-nél nagyobb szám, illetve egy csillag (*) -tól eltérő karakter beírása nem értelmezett paraméter értéknek minősül, ami miatt az egész funkció inaktívvá válik.

A "Csak bevezetők küldése" jelölőnégyzet

Ha a "" jelölőnégyzetet aktiválja (vagy már eleve "pipa" van benne),

akkor a rendszer a hírlevél elejére készít egy tartalomjegyzéket, az elküldendő érdemi tartalmaknak pedig csak a címét és a bevezető szövegét jeleníti meg. Ha ezt az opciót választja, akkor a teljes tartalmak a hozzájuk tartozó "Tovább olvasom" linkek hatására fognak megjelenni a címzettek számára.

Ha a "" jelölőnégyzetet inaktiválja vagy üresen hagyja,

akkor a beemelt tartalmak teljes terjedelmükben jelennek meg a hírlevélben, ezért értelemszerűen elmaradnak a "Tovább olvasom" linkek és nincs a levél elején Tartalomjegyzék sem.

"A levelek tárgya" mező

Ebben a mezőben adhatja meg, hogy a címzettek levelező programjában, a "Tárgy" mezőben milyen szöveg jelenjen meg.

ugrás az oldal tetejére

Szűrések

ugrás az oldal tetejére

Szűrések

Lehetőséget biztosít, adott feltétel alapján a rendszerben lévő személyek szűrésre, a levélküldés célcsoportjának beállításánál. Ezen előre beállított szűrések létrehozásához nyújt lehetőséget.

Szűrések opció elérése

 Szűrések opció elérése

A Szűrések az Adminisztrációs felület -> Rendszer -> Levelezés -> Beállítások -> Szűrések menüponton érhető el.

Új szűrés létrehozása

Új szűrés létrehozása

Új szűrés létrehozása fent a jobb oldalt található Új gomb megnyomásával lehetséges.

Szűrési jellemzők

Itt láthatjuk az általános beállítási lehetőségeit egy szűrésnek. El kell neveznünk a szűrésünket, illetve el kell döntenünk, hogyha multisite-os oldalról van szó, hogy a többi oldalon is elérhető legyen-e ez a szűrés. Majd ki kell választanunk a Pluginok közül milyen típusú szűrést akarunk létrehozni.

Szűrési típusok

Egyéni csoportok

Egyéni csoportok

Az egyéni csoportoknál ki tudjuk választani a Adminisztrációs felület -> Rendszer -> Levelezés -> Célcsoportok -> SZEA csoportokban már létrehozott csoportok valamelyikét.

Webshop vásárlások

Webshop vásárlások

Webshop vásárlásoknál, olyan lehetőségünk van hogy a személyek azon csoportját keressük amelyek valamely terméket vagy termékeket megvették vagy sem. Tovább szűkíthetjük a személyek listáját a vásárlási időintervallum megadásával. Illetve ha nem konkrét terméket, hanem termék kategóriára szűrnénk, arra is van lehetőségünk.

Adatbázisban levők

Adatbázisban levők

Minden olyan személy aki az adatbázisban van ezen szűrési feltétel választásakor, bekerül a címzettek csoportjába.

Telefonkönyvtagok

Telefonkönyvtagok

Ezzel a szűréssel csak azon személyek lesznek kiválasztva akik a Telefonkönyben is szerepelnek.

Szervezeti egység tagok

Szervezeti egység tagok

Ezen szűrési beállítással adott szervezti egységre tudunk szűrni.

ugrás az oldal tetejére

Robinson lista

ugrás az oldal tetejére

Robinson lista

A Robinson lista nem más mint egy tilalmi lista melyre olyan email címek kerülnek fel, amelyekre az általános hírlevelek kiküldése le van tiltva, csakis a rendszerüzenetek kerülnek továbbitásra számukra.
Lényege, hogy ha olyan email listának küldünk levelet mely tartalmazza a Robinson listában levő emailcímet, a rendszer ellenőrzi hogy van-e egyezés a két listában, s ha van nem küldi ki azon címre a hírlevelet.

Robinson lista elérése

Robinson lista elérése

A Robinson lista az Adminisztrációs felület -> Rendszer -> Levelezés -> Beállítások -> Robinson lista menüponton érhető el.

Robinson lista elemei

Robinson lista elemei

Új lista elemet a jobb oldalt fent található új gombra kattintva tudunk létrehozni.

Új Robinson lista elem

Létrehozásnál, meg kell adnunk a tiltandó e-mail címet. Opciónálisan adhatunk hozzá leírást is. Majd végül a mentés gombra kell kattintanunk.

ugrás az oldal tetejére


Előző Tartalomjegyzék Fel Következő
^
Facebook
Google+
Instagram
Twitter