AWE [Pyramid] CMS - 3.x használati útmutató - Levelezés (Hírlevél küldés)

A manuális hírlevél küldés folyamata

Ez a fejezet utalásokat tartalmaz az egyes hírlevél felületekhez kötődő jogosultsági körökre és funkciókra. A site webmestere jogosult eldönteni és beállítani, hogy az egyes felületeket mely adminisztrátorok, milyen minőségben használhatják.

A hírlevelek előkészítését szinte bármilyen jogosultsági szintű adminisztrátor elvégezheti a "Rendszer/Levelezés/Előkészítés" környezetben, de a levelek tényleges kiküldéséhez speciális, cenzori jogosultság szükséges.

Az összes, hírlevelekkel kapcsolatos művelet - beleértve a levelek elő-, és utóéletének a kezelését - a "Rendszer/Levelezés" menüstruktúra alatt elérhető, de a levélküldési folyamat a kívánt eleme(ke)t tartalmazó Gyűjtőből is elindítható.

Az előkészített hírlevelek a "Rendszer/Levelezés/Cenzor" környezetbe kerülnek, ahol az arra jogosult adminisztrátorok (Cenzorok), azokat minden tekintetben (tartalom, megjelenés, címzettek köre) ellenőrizhetik, módosíthatják, majd a már kész leveleket el is küldhetik a beállított célcsoportoknak.

A "Rendszer/Levelezés/Elküldött levelek" és a "Rendszer/Levelezés/Beállítások/Levelezési log-ok" felületeket elérő adminisztrátorok nyomon követhetik és menedzselhetik az egyes hírlevél küldések státuszát, illetve technikai részleteit (cenzúrázás alatt, visszautasított, kiküldött, várakozó, hibás, stb.).

A "Rendszer/Levelezés/Beállítások/AutoCenzor" funkció lehetőséget biztosít a hírlevelek kiküldésének a programozására. Automatikus kiküldés esetén, biztonsággal a beállított időpont előtt ellenőrizni és aktualizálni kell a Cenzor felület küldésre előkészített tartalmi elemeit, mert a rendszer a beállított módon és időpontban, további beavatkozás nélkül továbbítja azokat, a hozzájuk rendelt címlistá(k)ra. Ezt a funkciót az "Automatikus hírlevél küldés" fejezetben ismertetjük részletesen.

A hírlevél előkészítése

1. Lépés: A hírlevél szöveges tartalmának összeállítása

Az első lépésben ki kell jelölnie azt az egy vagy több tartalmi elemet, amelye(ke)t a hírlevélben szerepeltetni kíván, majd tovább kell léptetnie a folyamatot a formai finomítások elvégzéséhez.

A tartalom kiválasztását a következő környezetekben végezheti el:

• "Rendszer/Levelezés/Előkészítés", vagy a
• "Tartalom/Tartalmak listája" felületen, a választott tartalmak Gyűjtőbe helyezésével.

A tartalom választó környezet a hírlevél küldés egyetlen elemére (folyamat, beállítások, opciók, megjelenés, stb.) sincs kihatással, csupán kényelmi kérdés.

A., Tartalom összeállítás a hírlevél kezelő környezetben

• A munkafelület elérése és jellemzői
  
  "Rendszer/Levelezés/Előkészítés" -> Ez a listázó felület a tartalmi elemek automatikusan generálódó másolatait tartalmazza.
  
  
  
  Az ebben a listában jelölőnégyzetek segítségével kiválasztott listasorokhoz kötődő tartalmak képezik majd az összeállítás alatt álló hírlevél szöveges részét.
  
  A jelen listázó felület elemeinek másolat jellegéből adódik, hogy:
  
  
  • Egy új hírlevél szöveget előbb a "Tartalom/Tartalom felvitele" menüpont alatt létre kell hoznia, hogy az arról automatikusan generálódó másolatot - mint hírlevél tartalmat - itt kiválaszthassa.
  • A tartalom másolatokat módosítva - pl. lerövidítve, az aktuális célnak megfelelően átfogalmazva, képek és videók nélkül vagy éppen azokkal kiegészítve - lehet azokat hírlevélben kiküldeni, miközben az alapul szolgáló eredeti tartalmak változatlanul maradnak a weboldalon.
  A lista elemei a második oszlopban "Nem elküldött", "Cenzúrázás alatt", vagy "Elküldve" státuszokkal, illetve a hozzájuk tartozó ikonokkal vannak megjelölve.
  
  
  
  A lista elemeinek kezelése (az egy oldalon megjelenő elemek száma, lapozás, kijelölés, tartalom szűrés, sorbarendezés, stb.) megegyezik az általános listázó felületeknél már többször ismertetett módszerekkel.
  
  
  
  
• Tartalom kijelölés
  
  A lista fejlécében és soraiban található jelölőnégyzetek segítségével választhatja ki azokat a tartalmakat, amelyeket az aktuális hírlevélben szerepeltetni kíván.
  
  
  
  
• Továbblépés
  
  Miután a sorok elején lévő jelölőnégyzetekkel kiválasztotta az aktuális hírlevélbe szánt tartalmakat, klikkeljen az Eszköztár "Tartalom küldése" ikonjára, a folyamat soron következő felületének a behívásához (2. Lépés: Formai finomítások és ellenőrzés).
  
  
  
  

B., Tartalom összeállítás a tartalomkezelő környezetben, a Gyűjtő segítségével

• A munkafelületek elérése
  
  
  
  
  • Tartalom/Tartalmak listája: Ez a listázó képernyő a potenciális hírlevél tartalmak eredeti példányait jeleníti meg. Az itt kiválasztott elemek képezik az aktuális hírlevél szöveges részét.
    
    
  • Gyűjtő: Ez a komponens közvetlenül az Eszköztár elemei előtt található. A Gyűjtő ikonja dinamikusan változik annak a függvényében, hogy épp mi történik a Gyűjtőn belül.
    
    
    
    Ennek a komponensnek egy önálló fejezetet szenteltünk a jelen használati útmutatóban (A Gyűjtő komponens funkciói és kezelése).
    
    A Gyűjtő annyiban kötődik a hírlevelekhez, hogy rajta keresztül is kezdeményezhető egy hírlevél kiküldési folyamata.
• Tartalom kijelölés
  
  A lista fejlécében és soraiban található jelölőnégyzetek segítségével választhatja ki azokat a tartalmakat, amelyeket az aktuális hírlevélben szerepeltetni kíván.
  
  
  
  
  
• A kijelölt tartalmak Gyűjtőbe helyezése
  
  A jelölőnégyzetes kijelölést követően - az üres Gyűjtő ikonjára klikkelve - helyezze a kiválasztott tartalmakat a Gyűjtőbe.
  
  
  
  
  
  
• A Gyűjtő ürítése
  
  Ha a Gyűjtő nem üres (piros, vagy piros és kék csík látható az ikonján), akkor a tartalmak Gyűjtőbe helyezése előtt húzza az egérkurzort a Gyűjtő ikonja fölé, majd a legördülő választékból klikkeljen a "Gyűjtő ürítése" funkcióra és csak ezt követően helyezze be a kijelölt tartalma(ka)t.
  
  
  
  
• A Gyűjtő megnyitása
  
  A Gyűjtő megnyitása egyaránt történhet a "Gyűjtő megtekintése" és a "Küldés hírlevélben" funkcióval. A két megnyitás eltérő felületeket eredményez, de ezek oda-vissza átjárhatóak.
  
  
  
  A "Gyűjtő megtekintése" opcióval történő megnyitás esetén a "Műveletek/Küldés hírlevélben" funkcióval térhet át a másik Gyűjtő felületre.
  
  
  
  A "Küldés hírlevélben" opcióval történő megnyitás esetén pedig a Gyűjtőben megjelenő ikonnal térhet át a másik Gyűjtő felületre.
  
  
  
  
  
  
• Hírlevél kategória beállítása
  
  A Gyűjtőben lehetősége van az összeállítás alatt álló hírlevél kategorizálására. Ez a lehetőség az egyes levelek bármilyen szempont alapján történő csoportosítását teszi lehetővé, így a későbbiekben a visszakeresést könnyíti.
  
  
  
  Megjegyzés: A hírlevél kategóriákat a "Rendszer/Levelezés/Beállítások/Hírlevél kategóriák" felületen lehet karbantartani.
  
  
  
  
• Továbblépés
  
  Ha a Gyűjtőbe helyezett tartalmak rendben vannak, klikkeljen az Eszköztár "Tartalmak küldése" ikonjára, a folyamat soron következő felületének a behívásához (2. Lépés: Formai finomítások és ellenőrzés).
  
  
  
  

2. Lépés: Formai finomítások és ellenőrzés

A megnyíló "Mail Center" felületen tovább finomíthatja és tesztlevelek küldésével le is ellenőrizheti az összeállított hírlevél megjelenését.

• "Csak bevezetők küldése" opció
  
  Ha a fejlécben található "Csak bevezetők küldése" jelölőnégyzetet aktiválja (vagy már eleve "pipa" van benne), akkor a rendszer a hírlevél elejére készít egy tartalomjegyzéket, az elküldendő érdemi tartalmaknak pedig csak a címét és a bevezető szövegét jeleníti meg. Ha ezt az opciót választja, akkor a teljes tartalmak majd a hozzájuk tartozó "Tovább olvasom" linkek hatására fognak megjelenni a címzettek számára. A "Tovább olvasom" linkek mindig az eredeti tartalmakra mutatnak.
  
  
  
  Ha a "Csak bevezetők küldése" jelölőnégyzetet inaktiválja vagy üresen hagyja, akkor a beemelt tartalmak teljes terjedelmükben jelennek meg a hírlevélben, ezért értelemszerűen elmaradnak a "Tovább olvasom" linkek és nincs a levél elején Tartalomjegyzék sem.
  
  
• "Előnézet küldése a bejelentkezett felhasználó e-mail címére" opció
  
  Ha a fenti elnevezésű jelölőnégyzetet aktiválja - és emellett az Ön aktuális bejelentkezéséhez egy érvényes e-mail cím is hozzá van rendelve -, akkor a kiemelt "Előnézet küldése" ikonra klikkelve, a rendszer csakis erre az egy e-mail címre küldi ki az aktuális tartalommal és beállításokkal rendelkező hírlevelet.
  
  
  
  
  
  Így leellenőrizheti, hogy a leendő címzettek a valóságban milyen formában kapják majd meg az éles hírlevelet.
  
  A tesztlevél kiküldését a program egy rendszerüzenettel visszaigazolja.
  
  
  
  Megjegyzés: Célszerű a leggyakrabban használt böngésző-, és levelező programokban legalább bizonyos időszakonként letesztelni a küldeményeket.
  
  
• "Előnézet küldése erre a címre" opció
  
  Ha az Ön aktuális bejelentkezéséhez nincs e-mail cím rendelve, vagy azt a jelen helyzetben nem tartja megfelelőnek, akkor - az előző jelölő négyzet üresen hagyása vagy inaktiválása mellett - a rendelkezésre álló mezőben megadhat egy tetszőleges, de élő e-mail címet is, ahová a tesztlevelet küldeni szeretné.
  
  A tesztlevél küldést ebben az esetben is a kiemelt, "Előnézet küldése" ikonra klikkelve kezdeményezheti.
  
  
  
  
  
  A tesztlevél kiküldését a program egy rendszerüzenettel visszaigazolja.
  
  
  
  
• Továbblépés
  
  Ha a tesztlevelet formailag megfelelőnek találta vagy az előbbi ellenőrzést ki szeretné hagyni, akkor klikkeljen az Eszköztár "Tovább" ikonjára.
  
  
  
  
  
  

3. Lépés: A hírlevél címzettjeinek beállítása

A megnyíló Mail Center felületen akár tartalmi elemenként kiválaszthatja a célcsoporto(ka)t, ellenőrizheti a címlistá(ka)t, elvégezheti a leiratkozó szöveg(ek) karbantartását, majd a "Küldés a cenzornak" ikonra klikkelve, továbbíthatja a hírlevél tervezetet a Cenzornak.

Ha egy hírlevélben egyszerre több tartalmi elem szerepel - mivel a rendszer képes a leválogatásukra -, az egyes tartalmaknak lehet eltérő is a célcsoportjuk. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a hírlevélben lévő tartalmak akár a címzettek más-más csoportjaihoz is küldhetők.

• Regisztráltak hírlevelei box
  
  
  
  Ebben a boxban a honlapra valamilyen módon beregisztráltak adatbázisa található.
  
  A boxban annyi adatsort lát, ahány önálló "regisztráltak" adatbázis kapcsolódik a honlaphoz.
  
  Egy-egy sorra klikkelve megváltozik annak háttérszíne - ezzel mutatva a kiválasztás tényét -, a box jobb felső sarkában pedig megjelenik a kiválasztott adatbázis rekordjainak a mennyisége, vagyis a címzettek száma. Több adatbázis kiválasztása esetén, a címzettek száma összeadódik.
  
  Ha egy már kiválasztott sorra klikkel, annak háttérszíne ismét az alapértelmezettre vált, a címzettek száma pedig az épp inaktivált adatbázis rekordszámával csökken.
  
  A box fejlécében lévő ceruza ikonra klikkelve, megváltoztatható az adott adatbázishoz tartozó leiratkozó link szövege.
  
  
  
  
  
  Megjegyzések:
  
  
  • Ha egy személy több adatboxban is szerepel, akkor annak megfelelően, több leiratkozó link is kerül az Ő hírlevelébe.
  • Mindegyik linkkel csak a hozzá tartozó adatbázisból lehet kiiratkozni.
  • Aktiválja a "Nem frissül" mező jelölőnégyzetét is, hogy egy későbbi portálmotor frissítéskor ne íródjon felül a csakis az Ön weboldalára érvényes szöveg.
  • Ne feledkezzen el a módosítás mentéséről.
• Honlapon feliratkozottak box
  
  Ebben a boxban azoknak az adatbázisa szerepel, akik a honlapon külön erre a célra szolgáló, "Feliratkozás hírlevélre" című komponensben - a nevüket és az e-mail címüket megadva - önként kérték, hogy rendszeresen kapjanak hírlevelet.
  
  
  
  A box egyéb jellemzői és működése megegyezik a "Regisztráltak hírlevelei" alatt leírtakkal.
  
  
• Kézi listák box
  
  Ebben a boxban olyan célcsoportok (személyek vagy cégek) szerepelnek, amelyeket a honlap adminisztrátorai vettek fel.
  
  Az ilyen kapcsolati csoportok létrehozása történhet:
  
  
  • hírlevél tesztelés, 
  • a cégen belüli munkatársak tájékoztatása,
  • a partner cégek vezetőinek a tájékoztatása,
  • piackutatási,
  • termékajánlási (pl.: akciós termékek),
  • stb., céljából.
    
    
  A Kézi listákra a Címzettek a tudtuk nélkül is felkerülhetnek, pl.: a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatalától vásárolt címjegyzékek (piackutatás, közvélemény kutatás, politikai kampányok, konkrét célcsoportoknak szóló termékajánlások, stb.) esetén. Ilyenkor a jogi viták elkerülése céljából, a hírlevél végére szükséges tenni egy leiratkozó linket.
  
  Speciális céllal olyan listákat is lehet készíteni, amelyekről nem megengedett az egyoldalú leiratkozás. A kézi listák fejlécében ezért van egy második ceruza ikon is - "Leiratkozás nem megengedett szöveg fordítása" -, amire klikkelve, az adott esetre érvényes tájékoztató szöveget lehet szerkeszteni.
  
  
  
  
  
  
  
  Az ilyen kötöttséggel rendelkező listák általában a céggel vagy intézménnyel valamilyen munkáltatói jogviszonyban álló személyeket (munkatársak, hallgatók, stb.) tartalmaznak, és a belső tájékoztatást segítik.
  
  A box egyéb jellemzői és működése megegyezik a "Regisztráltak hírlevelei" alatt leírtakkal.
  
  
• Szűrések box
  
  A "Rendszer/Levelezés/Beállítások/Szűrések" felületein, különböző szempontok alapján ki lehet gyűjteni és jellemző elnevezésekkel csoportokba lehet menteni a SZEA (Személyek Ellenőrzött Adatbázisa) jellemző felhasználói csoportjait / rétegeit.
  
  
  
  
  
  Ezek a szűrt és elmentett felhasználói csoportok jelennek meg ebben a boxban.
  
  
  
  A box egyéb jellemzői és működése megegyezik a "Regisztráltak hírlevelei" alatt leírtakkal.
  
  
• Szűrő és összegzés box
  
  Ez a box a címzettek listáját foglalja magában. A felületen az látható, illetve ellenőrizhető, hogy az adott hírlevél - az aktuális beállítás és a későbbi, Cenzor általi jóváhagyás esetén - összesen hány címre fog kimenni.
  
  
  
  Egy-egy célcsoport be-, vagy kikapcsolásakor ez az összesítés automatikusan frissül.
  
  A "Címzettek listáját mutat" jelölőnégyzet aktiválása esetén a címzetteket egyesével is megtekintheti, illetve ellenőrizheti. Ilyenkor az e-mail címek alfabetikus, növekvő sorrendben jelennek meg a felületen, mögöttük pedig zárójelben a felhasználó neve látható.
  
  
  
  Megjegyzés: A zárójelben lévő nevek szintaktikája - attól függően, hogy melyik adatbázisból (kézi listából, regisztrációból, vagy hírlevélre történő feliratkozásból) származnak - eltérő is lehet.
  
  Felsőoktatási intézmények licenszeiben lehetőség van a Címzett-lista további szűkítésére is. Opcionálisan lehetőség van:
  
  
  • Szak(ok) megadása, a mappa ikonra klikkelve.
    
    
    
    
    
    A felugró ablakban a "+" gombokkal több szakot, a "pipa" ikonnal pedig egy szakot választhat ki, az ablak becsukódása előtt.
    
    A felugró ablak rendelkezik egy szűrővel is, amivel a szak megnevezésére és/vagy a szak kódjára lehet szűrni.
    
    
  • Kezdési dátum, vagy dátum tartomány megadására, a rádiógombok használatával.
    
    
    
    
  • Végzési dátum, vagy dátum tartomány megadására, a rádiógombok használatával.
    
    

4. Lépés: A hírlevél tervezet befejezése, küldés a Cenzornak

Ha a hírlevél tervezetet a tartalom, a forma és a címzés tekintetében is megfelelőnek találja, akkor klikkeljen az Eszköztár "Küldés a cenzornak" ikonjára, s ezzel az előkészítés szintjén be is fejezi a munkát.

A levél továbbítását a program, egy rendszerüzenet formájában visszaigazolja.

A hírlevél cenzorálása és kiküldése

A hírlevél küldés második fázisát, csak cenzori jogosultságokkal rendelkező adminisztrátorok hajthatják végre. Ők dönthetnek a mások által előkészített hírlevél tervezetek további sorsáról (elfogadás, módosítás, kiküldés, elutasítás).

1. Lépés: A tartalom és a címzések cenzorálása

A teljeskörűen előkészített hírlevelek automatikusan a védett, "Rendszer/Levelezés/Cenzor" környezetbe kerülnek.

A Cenzorok itt minden tekintetben módosíthatják a hírlevél tervezete(ke)t és ha mindent rendben találnak, ki is küldhetik az(oka)t a véglegesített címekre.

• A címzések ellenőrzése, beállítása
  
  A listázó egyes soraiban bármelyik linkre klikkelve - "A hírlevél címzettjeinek beállítása" alatt már ismertetett felületeken, az adott tartalmi elemre vonatkozóan - ellenőrizheti, módosíthatja és véglegesítheti a címzettek körét.
  
  
  
  Az előkészítő fázisban már említettük, hogy az egyes hírlevelek önálló tartalmi elemei akár külön-külön is megcímezhetők, vagyis az automatikus leválogató funkció kihasználásával akár más-más célcsoportokhoz is küldhetők.
  
  
  
  
• A hírlevél kategória módosítása
  
  
  
  A "Hírlevél kategória" oszlopnak a "ceruza" ikonjára klikkelve, a "Hírlevél kategória választás" felület nyílik meg, ahol módosíthatja a hírlevél tartalom kategóriához rendelését.
  
  
  
  
  
  
• Az eredeti tartalom szerkesztése
  
  
  
  A "Tartalom" oszlopnak az "írólap" ikonjára klikkelve, a hírlevélhez felhasznált eredeti tartalmi elem válik szerkeszthetővé.
  
  
  
  
  
  Megjegyzések:
  
  
  • Az előbbi döntéssel, egyben programkörnyezetet is vált. Egy hírlevél kezelő felületről átlép, a Tartalmi elem kezelőbe. Amikor végez a tartalom szerkesztésével, a vezérlés nem adódik vissza automatikusan a levélcenzor felületre, hanem a "Tartalom/Tartalmak listája" felületen marad.
  • Az eredeti tartalmak módosításakor legyen körültekintő, mert lehetséges, hogy azok a weboldalon is megjelennek!
    
• A Tartalom szerkesztése
  
  
  
  A "Tartalom szerk." oszlopnak egy "ceruza" ikonjára klikkelve, a választott tartalmi elem másolata szerkeszthető. Ezek a másolati példányok a levélküldő környezetben automatikusan generálódnak, a Tartalmi elem szerkesztőben létrehozott tartalmakból, így módosításuk esetén az eredeti pédányaik nem változnak és a szerkesztés közben nincs programkörnyezet váltás.
  
  
  
  
  
  Megjegyzés: A Cenzor felületen előfordulhat, hogy ugyanaz a tartalmi elem többször is szerepel a listában, ráadásul eltérő tartalommal. Ez általában akkor következik be, ha az egyik hírlevélbe megfelel az eredeti változata, egy másik levélben viszont célszerű, bizonyos szempontok szerint átalakítani (lerövidíteni, képekkel kiegészíteni, stb.). A Cenzornak ilyenkor ügyelnie kell, hogy az egyes hírlevelekhez az adott tartalmi elem megfelelő változatát rendelje hozzá. Ha a megnevezések kényszerűségből azonosak, akkor a tartalmak ellenőrzése, biztonsággal csak a másolati példányok megnyitásával lehetséges. 
  
  

• Visszautasítás, törlés
  
  A "Cenzor listázó" képernyő a már kiküldésre előkészített hírlevelek tartalmi elemeit egy közös listában jeleníti meg. Egy manuálisan összeállított hírlevélbe ezen tartalmak közül, csak a jelölőnégyzettel kiválasztottak kerülnek be, a kiküldött tartalmak pedig automatikusan lekerülnek a listáról.
  

  Létezik a rendszerben egy megfelelő jogosultsággal tetszés szerint aktiválható és paraméterezhető "AutoCenzor" funkció is, ami - a beállított paraméterek alapján - egyetlen hírlevélbe tömörítve, további megerősítés nélkül, automatikusan kiküldi az összes tartalmat, amit a beállított időpontban a "Cenzor listázó" felületen talál.
  
  Ha Ön cenzori joggal rendelkezik és úgy dönt, hogy a lista egyes elemei semmiképp se kerüljenek kiküldésre, akkor - pl. az "AutoCenzor" funkció miatt - ezeket a tartalmakat célszerű kitörölnie a "Cenzor listázó" felületről.
  
  
  
  
  
  A törlési szándékát mindig meg kell erősítenie egy felugró ablakban.
  
  
  
  A törölt tartalmakat a rendszer "Cenzor visszautasította" bejegyzéssel rögzíti a "Kiküldött levelek" kontroll adatbázisban.
  
  

• Továbblépés
  
  Miután ellenőrizte - esetleg módosította -, majd a sorok elején lévő jelölőnégyzetekkel kiválasztotta az aktuális hírlevélbe szánt tartalmakat, klikkeljen az Eszköztár "Előnézet és küldés" ikonjára, a folyamat soron következő felületének a behívásához (2. Lépés: A megjelenés cenzorálása).
  
  
  
  

2. Lépés: A megjelenés cenzorálása

A megnyíló "Mail Center" felületen tovább finomíthatja és egy vagy több tesztlevél küldésével le is ellenőrizheti az összeállított hírlevél formai megjelenését. A Cenzor a levéltervezet összeállítójához viszonyított többlet jogai révén, néhány plusz paramétert is beállíthat az ellenőrző felületen.

A következő opciókat a hírlevél előkészítés, "Formai finomítások és ellenőrzés" fejezete alatt már ismertettük:

• Előnézet küldése a bejelentkezett felhasználó e-mail címére
• Előnézet küldése erre a címre
• Csak bevezetők küldése

A fenti opciók kezelése és működése, a Cenzor felületen teljesen megegyezik az előkészítés alatt leírtakkal.

Megjegyzés: Ezen a felületen előfordulhat, hogy egy konkrét tartalmi elem többször is szerepel, mert

• "Hírlevél tárgya" opció
  
  A "Hírlevél tárgya" mező tartalma tetszés szerint felülírható. Ennek a mezőnek a tartalma fog megjelenni a levelező program "Tárgy" mezejében.
  
  
  
  
  
  
• "Levéltemplate" opció
  
  A rendszer képes több levéltemplate kezelésére, így a különböző célcsoportoknak szánt-, az eltérő rendeltetésű-, vagy a speciális, egyedi alkalomra készített hírlevelek más-más megjelenéssel küldhetők ki a címzetteknek.
  
  
  
  
• "Fejléc-lábléc" opció
  
  A template-ekhez hasonlóan több fej-, és lábléc is alkalmazható. A legördülő "Fejléc-lábléc" mezőben állítható be, hogy a "Rendszer/Levelezés/Beállítások/Fejléc/Lábléc" felületen létrehozott fej-, és láblécek közül melyik érvényesüljön az aktuális hírlevél esetén.
  
  
  
  
• Sorrend állítás
  
  A fejléc jobb szélén is látható az aktuális hírlevél tartalmi elemeinek a listája. Egy-egy tartalmi összetevőnél annak megnevezése és egyedi azonosítója (ID) mellett azoknak az e-mail címeknek a mennyisége is látható, amelyekre a rendszer ki fogja küldeni az adott összetevőt.
  
  
  
  A sorok végén lévő le-fel nyilak azt jelzik, hogy a tartalmak hírlevélen belüli sorrendje, egyszerű húzással megváltoztatható.
  
  
  
  Húzáskor "A tartalomból..." lista és a hírlevél tartalmi elemei automatikusan követik a sorrend változását.
  
  
  
  
• Tesztlevél küldés
  
  A Cenzor felületről is küldhet teszt levelet saját magának, a kiemelt "Előnézet küldése" Eszköztár ikonra klikkelve.
  
  
  
  
  
  A tesztlevél kiküldését a program egy rendszerüzenettel visszaigazolja.
  
  
  
  

3. Lépés: A hírlevél kiküldése

Ha az összeállított és leellenőrzött hírlevelet minden tekintetben megfelelőnek találja, akkor klikkeljen az Eszköztár "Tovább" ikonjára, a hírlevél kiküldéséhez.

A rendszer a küldés előtt, még egy utolsó megerősítést kér.

A kiküldést a program egy rendszerüzenet formájában visszaigazolja, miközben a Cenzor listázó felületről eltávolítja a kiküldött hírlevélben szereplő tartalmakat. Az üzenet mögötti szám azt mutatja, hogy a hírlevél összesen hány e-mail címre fog kimenni.

Technikai ellenőrzés, reklamáció kezelés

A tényleges kiküldés - különösen több ezer cím esetén - hosszabb ideig is eltarthat. A kiküldési szándék megerősítésétől kezdődően, az adott hírlevéllel kapcsolatos minden információ, a "Rendszer/Levelezés/Beállítások/Levelezési log-ok" és a "Rendszer/Levelezés/Elküldött levelek" felületeken tekinthető meg.

• "Levelezési Log-ok" képernyő: Ez a felület a rendszeren keresztül kiküldött valamennyi levél (nem csak a hírlevelek), valamint a levélküldési folyamat közben generálódó státusz-, és technikai információk ellenőrzésére és kiexportálására, valamint a problémás levelek ismételt kiküldésére szolgál. Az adatbázis sokrétű szűrési opcióval rendelkezik.
  
  Főbb funkciók:
  
  
  • Konkrét levelek, levélcsoportok, illetve ezek kiküldése közben generálódó információk kikeresése
  • A valamilyen okból "bennragadt" levelek újraküldése a problémás, de már kijavított címekre
  • Az adatbázis teljes, vagy részleges exportja

  

• "Elküldött levelek" képernyő: Ez a felület az egyes hírlevél küldések aktuális állapotát, a fontosabb paraméterek utólagos ellenőrzését, az esetlegesen előforduló hibák körülményeinek, illetve a beérkező reklamációk jogosságának a felderítését és adminisztrációját teszi lehetővé.
  
  Főbb funkciók:
  
  
  • Konkrét hírlevelek, illetve ezek kiküldése közben generálódó információk kikeresése és tanulmányozása
  • A címzettek megtekintése
  • Az eredeti tartalom megtekintése
  • A hírlevélben kiküldött (esetleg módosított) tartalom megtekintése
  • Állapot vizsgálat (Elküldve, Cenzor visszautasította, Cenzúrázás alatt)
  • A felelős adminisztrátorok (létrehozó és kiküldő) beazonosítása
  • A folyamat mérföldköveihez tartozó időpontok megtekintése
  

Automatikus hírlevél küldés

AutoCenzor funkció

A funkció rendeltetése: Lehetőséget biztosít a hírlevelek automatikus kiküldésének a programozására.

A kezelő és beállító felület elérése: "Rendszer/Levelezés/Beállítások/AutoCenzor". A felület csak az arra jogosultak számára érhető el.

Működési jellemzők: A funkció aktiválása esetén, a program egyetlen hírlevélbe tömörítve, további megerősítés nélkül, a beállított módon és időpontban automatikusan kiküldi az összes tartalmat, amit a Cenzor felületen talál. A címlistát az egyes tartalmi elemek kapcsolati szinten, maguk hordozzák. A már kiküldött elemeket a rendszer eltávolítja a Cenzor felületről.

Az automatikus küldés beállítható:

• konkrét időpontra,
• időtartományra,
• egyetlen alkalomra,
• ciklikusan ismétlődőre.

Megjegyzés: Fontos, hogy biztonsággal a beállított kiküldési időpont előtt, mindig aktualizálni kell a hírlevél - jelen esetben a Cenzor felület - tartalmát.

A beállító és aktiváló felület kezelése

Az "AutoCenzor" mező kitöltése

Ha ez a mező üres, vagy nem a vonatkozó szintaktikai szabályoknak megfelelően van kitöltve, akkor az automatikus levélküldő funkció inaktív.
Ha időzíteni szeretné a kiküldés(eke)t, akkor ebbe a mezőbe 5 db, space karakterekkel elválasztott számot - vagy bármelyik szám helyett a csillag (*) helyettesítő karaktert - kell, meghatározott szabályok szerint beírnia.

Az 5 megadandó paraméter - a mezőben balról jobbra haladva - a következő:

Perc paraméter

• Beírandó érték:
  
  
  • Egy 0-tól  60-ig terjedő szám: 0, 1, 2, ..., 60
    
    Jelentése: nulladik-, első-, második-,  ..., hatvanadik perc.
    
    
  • Egy csillag karakter: *
    
    Jelentése: Az óra összes - akárhányadik - perce, a nulladiktól a hatvanadikig.
• Elválasztó karakter:
  
  
  • A "perc" paraméter után egy "space" karaktert kell beírni, ami a "perc" és az azt követő "óra" paramétert választja el egymástól.

• Hibás adat:
  
  
  • Egy 6o-nál nagyobb szám, vagy egy csillag (*) -tól eltérő karakter beírása nem értelmezett paraméter értéknek minősül, ami miatt az egész funkció inaktívvá válik.

Óra paraméter

• Beírandó érték:
  
  
  • Egy 0-tól  24-ig terjedő szám: 0, 1, 2, ..., 24
    
    Jelentése: nulladik-, első-, második-,  ..., huszonnegyedik óra.
    
    
  • Egy csillag karakter: *
    
    Jelentése: A nap összes - akárhányadik - órája, a nulladiktól a huszonnegyedikig.
• Elválasztó karakter:
  
  
  • Az "óra" paraméter után egy "space" karaktert kell beírni, ami az "óra" és az azt követő "hónap napja" paramétert választja el egymástól.

• Hibás adat:
  
  
  • Egy 24-nél nagyobb szám, vagy egy csillag (*) -tól eltérő karakter beírása nem értelmezett paraméter értéknek minősül, ami miatt az egész funkció inaktívvá válik.

Hónap napja paraméter

• Beírandó érték:
  
  
  • Egy 1-től  31-ig terjedő szám: 1, 2, 3, ..., 31
    
    Jelentése: első-, második-, harmadik-, ..., harmincegyedik nap.
    
    
  • Egy csillag karakter: *
    
    Jelentése: A hónap összes - akárhányadik - napja, az elsőtől a harmincegyedikig.
• Elválasztó karakter:
  
  
  • A "hónap napja" paraméter után egy "space" karaktert kell beírni, ami a "hónap napja" és az azt követő "hónap" paramétert választja el egymástól.

• Hibás adat:
  
  
  • A 0 (nulla), vagy egy 31-nél nagyobb szám, illetve egy csillag (*) -tól eltérő karakter beírása nem értelmezett paraméter értéknek minősül, ami miatt az egész funkció inaktívvá válik.

Hónap paraméter

• Beírandó érték:
  
  
  • Egy 1-től  12-ig terjedő szám: 1, 2, 3, ..., 12
    
    Jelentése: első-, második-, harmadik-, ..., tizenkettedik hónap.
    
    
  • Egy csillag karakter: *
    
    Jelentése: Az év összes - akárhányadik - hónapja, az elsőtől a tizenkettedikig.
• Elválasztó karakter:
  
  
  • A "hónap" paraméter után egy "space" karaktert kell beírni, ami a "hónap" és az azt követő "hét napja" paramétert választja el egymástól.

• Hibás adat:
  
  
  • A 0 (nulla), vagy egy 12-nél nagyobb szám, illetve egy csillag (*) -tól eltérő karakter beírása nem értelmezett paraméter értéknek minősül, ami miatt az egész funkció inaktívvá válik.

Hét napja paraméter

• Beírandó érték:
  
  
  • Egy 1-től  7-ig terjedő szám: 1, 2, 3, ..., 7
    
    Jelentése: első nap (hétfő), második nap (kedd), harmadik nap (szerda), ..., hetedik nap (vasárnap).
    
    
  • Egy csillag karakter: *
    
    Jelentése: A hét összes - akárhányadik - napja, az elsőtől a hetedikig.
• Elválasztó karakter:
  
  
  • A "hét napja" paraméter után nincs más adat, ezért nincs szükség az elválasztó karakterre sem.

• Hibás adat:
  
  
  • A 0 (nulla), vagy egy 7-nél nagyobb szám, illetve egy csillag (*) -tól eltérő karakter beírása nem értelmezett paraméter értéknek minősül, ami miatt az egész funkció inaktívvá válik.

A "Csak bevezetők küldése" jelölőnégyzet

Ha a "Csak bevezetők küldése" jelölőnégyzetet aktiválja (vagy már eleve "pipa" van benne),

akkor a rendszer a hírlevél elejére készít egy tartalomjegyzéket, az elküldendő érdemi tartalmaknak pedig csak a címét és a bevezető szövegét jeleníti meg. Ha ezt az opciót választja, akkor a teljes tartalmak a hozzájuk tartozó "Tovább olvasom" linkek hatására fognak megjelenni a címzettek számára.

Ha a "Csak bevezetők küldése" jelölőnégyzetet inaktiválja vagy üresen hagyja,

akkor a beemelt tartalmak teljes terjedelmükben jelennek meg a hírlevélben, ezért értelemszerűen elmaradnak a "Tovább olvasom" linkek és nincs a levél elején Tartalomjegyzék sem.

"A levelek tárgya" mező

Ebben a mezőben adhatja meg, hogy a címzettek levelező programjában, a "Tárgy" mezőben milyen szöveg jelenjen meg.

Szűrések

Szűrések

Lehetőséget biztosít, adott feltétel alapján a rendszerben lévő személyek szűrésre, a levélküldés célcsoportjának beállításánál. Ezen előre beállított szűrések létrehozásához nyújt lehetőséget.

Szűrések opció elérése

A Szűrések az Adminisztrációs felület -> Rendszer -> Levelezés -> Beállítások -> Szűrések menüponton érhető el.

Új szűrés létrehozása

Új szűrés létrehozása fent a jobb oldalt található Új gomb megnyomásával lehetséges.

Itt láthatjuk az általános beállítási lehetőségeit egy szűrésnek. El kell neveznünk a szűrésünket, illetve el kell döntenünk, hogyha multisite-os oldalról van szó, hogy a többi oldalon is elérhető legyen-e ez a szűrés. Majd ki kell választanunk a Pluginok közül milyen típusú szűrést akarunk létrehozni.

Szűrési típusok

Egyéni csoportok

Az egyéni csoportoknál ki tudjuk választani a Adminisztrációs felület -> Rendszer -> Levelezés -> Célcsoportok -> SZEA csoportokban már létrehozott csoportok valamelyikét.

Webshop vásárlások

Webshop vásárlásoknál, olyan lehetőségünk van hogy a személyek azon csoportját keressük amelyek valamely terméket vagy termékeket megvették vagy sem. Tovább szűkíthetjük a személyek listáját a vásárlási időintervallum megadásával. Illetve ha nem konkrét terméket, hanem termék kategóriára szűrnénk, arra is van lehetőségünk.

Adatbázisban levők

Minden olyan személy aki az adatbázisban van ezen szűrési feltétel választásakor, bekerül a címzettek csoportjába.

Telefonkönyvtagok

Ezzel a szűréssel csak azon személyek lesznek kiválasztva akik a Telefonkönyben is szerepelnek.

Szervezeti egység tagok

Ezen szűrési beállítással adott szervezti egységre tudunk szűrni.

Robinson lista

Robinson lista

A Robinson lista nem más mint egy tilalmi lista melyre olyan email címek kerülnek fel, amelyekre az általános hírlevelek kiküldése le van tiltva, csakis a rendszerüzenetek kerülnek továbbitásra számukra.
Lényege, hogy ha olyan email listának küldünk levelet mely tartalmazza a Robinson listában levő emailcímet, a rendszer ellenőrzi hogy van-e egyezés a két listában, s ha van nem küldi ki azon címre a hírlevelet.

Robinson lista elérése

A Robinson lista az Adminisztrációs felület -> Rendszer -> Levelezés -> Beállítások -> Robinson lista menüponton érhető el.

Robinson lista elemei

Új lista elemet a jobb oldalt fent található új gombra kattintva tudunk létrehozni.

Létrehozásnál, meg kell adnunk a tiltandó e-mail címet. Opciónálisan adhatunk hozzá leírást is. Majd végül a mentés gombra kell kattintanunk.